Aufnahmeformulare für neue Kunden versenden (sauber, privat)
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Ein Aufnahmeformular ist für viele Kundinnen und Kunden die erste echte Berührung mit deiner Arbeitsweise, es lohnt sich also, es richtig zu machen. Gut gemacht sammelt ein einziges PDF-Aufnahmeformular alles, was du zum Start brauchst – Kontaktdaten, Projektdetails, Präferenzen – in einem Durchgang, ohne ein Hin und Her nach dem Motto „kannst du mir auch noch …“. Schlecht gemacht kommt es halb ausgefüllt zurück und setzt gleich zu Beginn einen schlampigen Ton.
Der Ablauf ist einfach, aber die Details zählen: Das Formular muss sich leicht auf dem Handy ausfüllen lassen (wo die meisten Kundinnen und Kunden es öffnen werden), es muss vollständig und in einem verwertbaren Format zurückkommen, und weil es persönliche Angaben enthält, sollte es dabei nicht über eine beliebige öffentliche Website laufen.
Diese Anleitung zeigt, wie du das Aufnahmeformular vorbereitest, es so verschickst, dass Kundinnen und Kunden es tatsächlich ausfüllen können, und die Antworten sauber einsammelst – die praktische Version, keine theoretische.
Schritt für Schritt
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Baue ein Aufnahmeformular, das nur fragt, was du wirklich brauchst
Jedes zusätzliche Feld senkt die Rücklaufquote. Frag nur ab, was du zum Start wirklich brauchst, gruppiere es sinnvoll, und lass echten Platz für Antworten. Bewahre eine leere Vorlage auf, die du für jeden neuen Kunden wiederverwendest.
- 2
Verschick das leere Formular, nicht ein eingebettetes
Hänge das ausfüllbare PDF direkt an, oder teile es über einen Cloud-Speicher, den die Kundschaft nutzt. Bette das leere Formular nicht ein – das entfernt die Felder. Ergänze einen kurzen Hinweis, wie es auszufüllen und zurückzuschicken ist.
- 3
Mach das Ausfüllen auf dem Handy mühelos
Sag Kundinnen und Kunden, dass sie es in einer PDF-App ausfüllen können – in Felder tippen oder bei einem nicht interaktiven Formular Text hinzufügen –, bei Bedarf unterschreiben und exportieren. Die meisten werden das auf dem Handy tun, mach diesen Weg also so einfach wie möglich.
- 4
Bitte um eine eingebettete Kopie zurück
Bitte um ein gespeichertes oder eingebettetes PDF statt um ein Foto. Eingebettete Formulare lesen sich einheitlich, lassen sich nicht löschen und lassen sich direkt in die Kundenakte einsortieren.
- 5
Ablegen und Eingang bestätigen
Benenne das zurückgeschickte Formular nach Kundschaft und Datum um, lege es bei den Unterlagen dieser Kundin oder dieses Kunden ab, und schick eine kurze Bestätigung. Hak einmal nach, wenn ein Formular mit leeren Pflichtfeldern zurückkommt.
Tipps
- Kürzere Aufnahmeformulare werden eher fertig ausgefüllt; streiche jedes Feld, das zum Start nicht wirklich nötig ist.
- Weil Aufnahmeformulare persönliche Daten enthalten, bevorzuge direkte Anhänge oder einen privaten Cloud-Speicher gegenüber öffentlichen „Online ausfüllen“-Diensten.
- Eine wiederverwendbare leere Vorlage bedeutet, dass jede neue Kundin und jeder neue Kunde ein sauberes, identisches Formular ohne Reste von vorherigen Angaben bekommt.
- Empfiehl in deinem Hinweis eine konkrete PDF-App, damit Kundinnen und Kunden auf dem Handy nicht in einer E-Mail-Vorschau feststecken, die kein Tippen zulässt.
- Halte ein einheitliches Namensschema für Dateien ein, damit sich das Aufnahmeformular einer Kundin oder eines Kunden später immer leicht wiederfinden lässt.
Auf dem Handy ausprobieren
Kundinnen und Kunden können dein Aufnahmeformular auf dem Handy mit der App PDF Editor ausfüllen – Felder ausfüllen oder bei einem nicht interaktiven Formular Text hinzufügen, unterschreiben und eine eingebettete Kopie direkt zurückexportieren. Das läuft auf dem Gerät, sodass die eingegebenen persönlichen Angaben auf dem Weg zu dir nirgendwohin hochgeladen werden.
