Cara Membagikan Formulir PDF agar Bisa Diisi Orang Lain
Terakhir diperbarui
Membagikan formulir PDF kedengarannya sepele, lampirkan, kirim, tapi ada perbedaan antara membagikan formulir kosong untuk diisi orang lain dan mengirim dokumen untuk mereka baca. Saat Anda membagikan formulir, penerima harus bisa mengisinya di perangkat apa pun yang mereka punya, dan salinan yang sudah mereka isi harus kembali dalam keadaan yang benar-benar bisa Anda pakai.
Dua hal yang biasanya salah. Formulir tiba dengan cara yang menghilangkan atau menyembunyikan kolomnya, sehingga penerima tidak bisa mengetik. Atau jawaban yang kembali tidak konsisten, sebagian sudah dikunci, sebagian masih bisa diedit, sebagian lagi berupa foto hasil cetakan. Sedikit kehati-hatian di tahap pengiriman mencegah keduanya, dan membuat pengumpulan jawaban jauh lebih tidak merepotkan.
Panduan ini membahas cara membagikan formulir kosong agar tetap bisa diisi, cara memberi instruksi yang jelas kepada penerima, dan cara menangani salinan yang sudah selesai saat kembali, tanpa mengarahkan apa pun lewat layanan unggahan pihak ketiga jika isinya sensitif.
Langkah demi langkah
- 1
Pastikan formulir kosongnya bisa diisi sebelum dikirim
Buka formulir Anda dan periksa sendiri. Jika interaktif, pastikan kolomnya aktif; jika non-interaktif, pastikan ada ruang yang jelas untuk jawaban. Jangan kunci formulir yang masih kosong, itu akan menghilangkan kolom yang dibutuhkan penerima.
- 2
Kirim filenya, bukan tautan ke alat konversi
Lampirkan PDF-nya langsung ke email atau pesan, atau bagikan lewat drive yang sudah dipakai penerima. Hindari mengarahkan formulir yang sensitif lewat alat unggahan publik kalau lampiran biasa saja sudah cukup.
- 3
Beritahu penerima cara mengisinya
Catatan singkat sangat membantu: “Ketuk kolomnya untuk mengetik, atau tambahkan teks di atasnya kalau aplikasi pembaca Anda tidak menampilkan kolom, lalu ekspor salinan yang sudah selesai.” Arahkan pengguna HP ke aplikasi PDF yang sesungguhnya, bukan pratinjau email.
- 4
Minta salinan yang sudah selesai dalam bentuk yang bisa dipakai
Minta orang mengirim kembali PDF yang sudah disimpan atau dikunci, bukan foto hasil cetakan. Salinan yang terkunci tampil secara konsisten dan lebih mudah diarsipkan serta dibaca.
- 5
Kumpulkan dan rapikan jawabannya
Saat salinannya kembali, beri nama ulang berdasarkan nama pengisi dan tanggal agar tidak tercampur aduk. Simpan master kosongnya secara terpisah agar Anda selalu punya template bersih untuk dikirim ulang.
Tips
- Jangan pernah mengunci formulir kosong yang Anda bagikan, mengunci akan menghilangkan kolomnya dan tidak menyisakan apa pun untuk diisi penerima.
- Jika penerima terus mengirim foto hasil cetakan, instruksi Anda perlu diperjelas soal mengisi di layar dan mengekspornya.
- Untuk formulir yang sensitif, lebih baik memakai lampiran langsung atau drive privat daripada situs “isi online” publik.
- Beri nama file yang jelas seperti “formulir-intake-kosong.pdf” agar penerima bisa membedakan master dari salinan yang sudah mereka isi.
- Perilaku formulir bisa berbeda antar aplikasi pembaca, jadi menyarankan satu aplikasi tertentu yang andal mencegah sebagian besar balasan “saya tidak bisa mengetik”.
Coba di ponsel Anda
Penerima di HP bisa mengisi formulir Anda di aplikasi PDF Editor, aplikasi ini mengaktifkan kolom interaktif dan membiarkan orang menambahkan teks ke formulir non-interaktif, lalu mengekspor salinan yang sudah selesai untuk langsung dikirim kembali. Menyarankannya dalam pesan Anda membantu orang yang kalau tidak begitu akan terjebak di pratinjau email yang mengabaikan kolom.
