Jak tworzyć pliki PDF gotowe dla klienta (dopracowane, zgodne z marką)
Ostatnia aktualizacja
Jest różnica między PDF-em roboczym a gotowym dla klienta, i ta różnica to głównie drobne szczegóły. Wewnętrzna wersja ma zastępczą okładkę, brak numeru strony, rozmiar pliku 14 MB i nazwę w stylu „final-final-v2.pdf”. Wersja gotowa dla klienta ma czystą okładkę, spójną z marką typografię, ponumerowane strony, rozmiar pliku 2 MB i nazwę, która brzmi profesjonalnie. Obie przekazują tę samą informację; tylko jedna sprawia wrażenie ukończonej.
Wyprodukowanie wersji gotowej dla klienta nie wymaga grafika. To krótka sekwencja standardowych ruchów – popraw źródło, wyeksportuj czysto ponownie, dopracuj PDF, opisz odpowiednio, sensownie skompresuj, celowo zmień nazwę. Wykonana w kolejności, ta praca zajmuje kilka minut na dokument.
Ten poradnik przechodzi przez tę sekwencję. Żaden z tych kroków nie wymaga drogich narzędzi; większość da się zrobić w karcie przeglądarki bez przesyłania niczego wrażliwego.
Krok po kroku
- 1
Zacznij od prawidłowo zaprojektowanego źródła
Jeśli dokument źródłowy wygląda na zastępczy, PDF też tak wyjdzie. Popraw marginesy, dobór czcionek i hierarchię nagłówków w Wordzie, Pages albo Docs przed eksportem. PDF nie może dodać dopracowania, którego nie ma w źródle.
- 2
Dodaj stronę tytułową, która nazywa gotowy produkt
Nazwa klienta, nazwa projektu, tytuł dokumentu, data, nazwa Twojej firmy. Jedna strona. Dodaje kontekst, którego dokument w środku nie musi powtarzać w każdym nagłówku.
- 3
Dołącz numerację stron od drugiej strony
Format X z Y jest jednoznaczny i potwierdza kompletność – czytelnik wie, że niczego nie brakuje. Pomiń numerację na okładce; zacznij na stronie 2.
- 4
Zastosuj spójne oznaczenie marką (typografia, kolor, logo)
Małe logo i spójny system typograficzny sygnalizują staranność. Marka powinna być stonowana, nie krzykliwa. Jeśli klient ma księgę marki, odzwierciedl ją.
- 5
Wyeksportuj ponownie z osadzonymi czcionkami
Osadzone czcionki oznaczają, że dokument wygląda identycznie u klienta jak u Ciebie. Wyeksportuj ponownie ze źródła z włączoną opcją „osadź wszystkie czcionki”.
- 6
Skompresuj, zmień nazwę i zweryfikuj przed wysłaniem
Kompresuj PDF pod typowy limit maila. Zmień nazwę na NazwaKlienta_TypDokumentu_RRRR-MM-DD.pdf. Otwórz wersję ostateczną raz i przeczytaj pierwszą i ostatnią stronę przed wysłaniem – literówki łapie się przy ponownym czytaniu.
Wskazówki
- Unikaj gotowych teł z banku zdjęć i stron tytułowych przypominających zrzut ekranu. Czysta, oparta na typografii okładka starzeje się lepiej niż zaprojektowana.
- Nie umieszczaj znaków wodnych „WERSJA ROBOCZA” na wersji ostatecznej. Brak znaku wodnego jest wskaźnikiem, że to wersja ostateczna.
- Tabele rozciągające się na kilka stron muszą powtarzać wiersz nagłówka. W Wordzie „powtórz wiersz nagłówka” to jedno kliknięcie, które zapobiega problemom z czytelnością przy druku.
- Wykresy wyeksportowane jako wektor (PDF) pozostają ostre. Wykresy wklejone jako obraz rozmywają się przy dużym powiększeniu – popraw to w źródle.
- Jeśli wykorzystujesz ten sam szablon dla różnych klientów, za każdym razem odśwież metadane, żeby tytuł dokumentu nie mówił „Oferta Acme”, gdy trafia do Beta Co.
Wypróbuj na telefonie
Klienci często najpierw otwierają gotowe produkty na telefonach. Aplikacja PDF Editor pozwala podejrzeć ostateczny PDF na telefonie tak, jak zrobi to klient, więc strona tytułowa wyglądająca dobrze na 27-calowym monitorze, a ciasno na telefonie, zostaje wyłapana przed dostarczeniem.
