Najlepszy sposób pracy z PDF w zespole (wspólne pliki, recenzje, akceptacje)
Ostatnia aktualizacja
Zespoły pracujące razem nad dokumentami wciąż na nowo wymyślają ten sam sposób pracy: ktoś pisze wersję roboczą w Wordzie, eksportuje PDF, wysyła mailem do dwóch recenzentów, dostaje komentarze w różnych formatach, łączy zmiany, eksportuje ostateczny PDF, zdobywa podpis, wysyła do klienta. Praca jest prawdziwa; chaos to część, której da się uniknąć.
Powtarzalny sposób pracy nie wymaga drogiego pakietu PDF. Dzięki czterem albo pięciu konwencjom i niewielkiemu zestawowi narzędzi zespół liczący od trzech do dwudziestu osób może przeprowadzać dokumenty przez recenzję i akceptację, nie gubiąc wersji, bez kosztów abonamentu i bez wysyłania wrażliwych wersji roboczych na serwer firmy trzeciej.
Ten poradnik zarysowuje sposób pracy, który sprawdza się w prawdziwych zespołach: gdzie trzymać wersje robocze, jak kierować recenzje, które narzędzia obsługują każdy krok i jak dotrzeć do czystego ostatecznego PDF-a gotowego do wysłania.
Krok po kroku
- 1
Trzymaj wersje robocze w formacie źródłowym, nie w PDF
Wersje robocze należą do Worda, Pages, Docs – wszędzie tam, gdzie recenzenci mogą komentować. Eksportuj do PDF tylko wtedy, gdy dokument wychodzi poza zespół. Edycja na żywo w PDF-ie jest trudniejsza niż edycja w źródle i ponowny eksport.
- 2
Nanieś znak wodny na każdą wewnętrzną wersję roboczą
Dodaj znak wodny do PDF wybija WERSJA ROBOCZA albo TYLKO WEWNĘTRZNIE na stronach, więc przekazana dalej kopia niesie ze sobą ostrzeżenie. To bezwysiłkowe i zapobiega krępującemu przeciekowi.
- 3
Używaj wspólnej konwencji nazewnictwa
NazwaProjektu_TypDokumentu_wN_RRRR-MM-DD.pdf jest niemodne, ale działa. w3 zawsze jest po w2; każdy może znaleźć plik po dacie; żadne dwa pliki nie mają tej samej nazwy.
- 4
Łącz wkłady z recenzji świadomie
Jeśli dwoje recenzentów odsyła PDF-y z adnotacjami, redaktor otwiera źródło, wprowadza zmiany, eksportuje ponownie i łączy wszystkie nowe załączniki narzędziem Połącz PDF. Recenzenci nie łączą – robi to redaktor.
- 5
Zbieraj podpisy we właściwej kolejności
Akceptacja przychodzi po ostatecznym układzie, nie przed nim. Podpisz PDF dodaje podpisy; jeśli dokument wymaga dwóch podpisów, pierwsza osoba podpisująca wysyła podpisany PDF do drugiej. Zablokowanie po ostatecznym podpisie zapobiega przypadkowym edycjom.
- 6
Kompresuj i archiwizuj
Kompresuj PDF sprowadza ostateczny dokument poniżej limitów maila i portali. Skompresowana kopia trafia do odbiorcy; para nieskompresowanego źródła i PDF-a trafia do folderu archiwum.
Wskazówki
- Zdecyduj o jednym miejscu, gdzie mieszka „aktualna wersja robocza” – folder na wspólnym dysku, pojedynczy wątek czatu, cokolwiek – i egzekwuj to. Rozpad tej zasady niszczy śledzenie wersji.
- Zabroń bezpośredniej edycji PDF-a poza jedną rolą (osoba podpisująca, zamykająca). Edycje powinny zawsze wracać do źródła.
- Gdy wersja robocza jest ostateczna, zmień nazwę pliku z w3 na FINALNA i przenieś ją do folderu z dostarczonymi plikami. Zwersjonowane pliki nie zostaną wysłane przez pomyłkę.
- Jeśli recenzenci zostawiają komentarze w różnych narzędziach (adnotacje PDF, mail, czat), zbierz je w jeden dokument tekstowy przed wprowadzeniem. Wprowadź raz, nie po kawałku.
- Ponowne opatrywanie znakiem wodnym podpisanego PDF-a napisem FINALNA to przesada – sam podpis jest już sygnałem ostateczności.
Wypróbuj na telefonie
Większość akceptacji dzieje się teraz na telefonach. Aplikacja PDF Editor pozwala osobie podpisującej przejrzeć, podpisać i odesłać PDF bez odbijania się między mailem a komputerem, co jest zwykle miejscem, gdzie wątki recenzji zwalniają.
