Ofis Belgeleri İçin En İyi PDF Araçları (Word, Excel, Raporlar)
Son güncelleme
Ofis işi, küçük bir tekrar eden PDF görevi seti üzerinde yürür: bir Word notunu dağıtım için bir PDF'e çevirmek, sadece PDF olarak elinde olan bir Word belgesini tekrar Word'e almak, birkaç raporu tek bir pakette birleştirmek, birinin eklediği kapak sayfasını kırpmak ve her şeyi bir mail sunucusunun boyut limitinin altına indirmek.
Bunların hiçbiri için ağır bir PDF paketine ihtiyacın yok. Günlük ofis yığını, her biri tek bir şeyi iyi yapan beş ya da altı ücretsiz, tarayıcı tabanlı araç olabilir — ve önemlisi, dahili belgelerini başkasının sunucularından geçirmezler.
Bu rehber, çalışan bir ofiste yerini gerçekten hak eden araçları seçiyor, her birinin ne zaman devreye girdiğine dair notlarla. Amaç, herhangi bir meslektaşın tekrarlayabileceği temiz, öngörülebilir bir PDF iş akışıdır.
Adım adım
- 1
Giden notlar ve politikalar için Word'den PDF'e
Word'den PDF'e, bir .docx alır ve tarayıcında temiz bir PDF üretir. Yazı tipleri, başlıklar ve tablolar olduğu gibi geçer. Dosya ofisten çıktığında bunu kullan — müşterilere, tedarikçilere, yönetim kurulu üyelerine.
- 2
Düzenleme gerektiren gelen dosyalar için PDF'ten Word'e
Tarayıcındaki PDF'ten Word'e, yeniden yazabilmen, revize edebilmen ya da yeniden kullanabilmen için metni çeker. Yerleşim yaklaşıktır — bunu akışı geri kazanmanın bedeli olarak kabul et. Dönüştürülen dosyayı bitmiş bir belge değil, bir başlangıç noktası olarak ele al.
- 3
Paketler ve raporlar için PDF Birleştir
Üç aylık raporlar, yönetim kurulu paketleri, teklif yanıtları — aslında bir trençkot içindeki beş dosya olan her şey — PDF Birleştir ile bir araya gelir. Sırayı birleştirmeden önce belirle; sonradan yeniden sıralamak daha fazla iş gerektirir.
- 4
Sonradan eklenenleri düzeltmek için PDF Sayfalarını Yeniden Sırala
Biri her zaman sonradan bir kapak sayfası gönderir. PDF Sayfalarını Yeniden Sırala, onu yeniden birleştirmeden doğru yere yerleştirir. Arkadan öne taşınması gereken bir yönetici özeti için de aynısı geçerli.
- 5
E-posta ve intranet yüklemeleri için PDF Sıkıştır
30 MB'lık bir paket, hem Outlook'tan hem intranet portallarından geri döner. PDF Sıkıştır, tipik ofis belgelerini belirgin bir kalite kaybı olmadan 5 MB'ın altına indirir. Bunu göndermeden önceki son adım yap.
- 6
TASLAK ve GİZLİ etiketleri için PDF'e Filigran Ekle
Geniş çapta dolaşan sadece dahili taslaklar, görünür bir filigrandan fayda görür. PDF'e Filigran Ekle, her sayfaya TASLAK ya da GİZLİ damgalar, böylece bir ekran görüntüsü sızıntısı bile uyarıyı taşır.
İpuçları
- Kaynak elindeyken Word'den yazdır-PDF'e yapma — doğrudan dışa aktarmak seçilebilir metni ve gömülü yazı tiplerini korur.
- Bir dosya adlandırma kuralı belirle: ProjeAdi_BelgeTuru_YYYY-AA-GG.pdf. Geçen çeyreğin e-postalarını ararken sana faydası dokunana kadar bu titiz görünür.
- Sıkıştırmayı teslimden ayrı bir adım yap — sıkıştırılmış kopya alıcıya gider, orijinal arşivinde kalır.
- Bir paket tekrar tekrar aynı kapak sayfasına ihtiyaç duyuyorsa, onu tek sayfalık bir şablon PDF olarak kaydet ve içine birleştir. Manuel kapak işini tekrarlamak, her gönderim için dakikalar boşa harcar.
- Eski PDF'lerdeki gizli meta verilere (yazar adları, düzenleme geçmişi) dikkat et. PDF Editor uygulaması, yeniden dışa aktardığında meta verileri kaldırabilir.
Telefonunda dene
Ofis PDF'leri giderek bir telefonda başlıyor ya da bitiyor — bir yazışma dizisine bırakılan imzalı bir not, muhasebeye iletilen taranmış bir fiş. PDF Editor uygulaması dönüştürmeyi, birleştirmeyi ve sıkıştırmayı yerel olarak halleder, böylece bir ofis iş akışının telefon ayağı işi yavaşlatmaz.
