PDF ile Belge Toplama İş Akışları
Son güncelleme
Başkalarından belge toplamak kendi başına bir tür projedir. Bir müşteriyi işe alma, bir başvuruyu işleme, bir anlaşmayı kapatma — her biri genelde birinden dosya ve imzalı formlar geri ister, ve genelde sonuç, neyin hâlâ beklendiğini asla tam hatırlayamadığın dağınık bir e-posta zinciridir. Tekrarlanabilir bir PDF toplama iş akışı bu kaosu bir kontrol listesi ve bir klasörle değiştirir.
Bu, tek bir formda cevap toplamaktan farklıdır. Belge toplama, bir kişiden birden fazla öğeyi — imzalı bir anlaşma, bir kimlik, bir şeyin kanıtı, tamamlanmış bir anket — toplamak ve neyin geldiğini, neyin hâlâ eksik olduğunu bir bakışta bilmek demektir. PDF, doğal ortak biçimdir çünkü her şey ona dönüşebilir.
Bu kılavuz bir kişiden çoğa ölçeklenen bir iş akışı sunuyor: isteği kesin bir şekilde tanımla, öğeleri geri göndermeyi kolaylaştır, eksiksizliği takip et ve topladığını düzenli bir şeye dönüştür.
Adım adım
- 1
İsteği bir kontrol listesi olarak tanımla
İhtiyacın olanı — her formu, her destekleyici dosyayı — tek satırlık bir açıklamayla listele. Kontrol listesini istekle birlikte gönder, böylece karşı taraf tüm seti parça parça değil baştan bilir.
- 2
Dönüş biçimini standartlaştır
Her şeyi PDF olarak iste: formlar kilitlenmiş, belge taramaları gelişigüzel fotoğraflar yerine PDF olarak. Tutarlı bir biçim, her şeyin birlikte dosyalanması ve aynı şekilde okunması demektir.
- 3
Öğeleri geri göndermeyi gerçekten kolay yap
İnsanları bir PDF uygulamasına yönlendir, böylece formları doldurabilir, belgeleri PDF'e tarayabilir ve telefondan düzenli bir set gönderebilirler. Dönüş ne kadar kolaysa, o kadar hızlı ve eksiksiz geri gelir.
- 4
Neyin geldiğini, neyin eksik olduğunu takip et
Kişi başına bir klasör tut ve öğeler geldikçe kontrol listesini işaretle. Bir bakış sana neyin beklediğini söyler, böylece takibin belirsiz değil — 'imzalı anlaşma hâlâ lazım' gibi — belirli olur.
- 5
Tamamlanmış seti bir araya getir
Her şey geldiğinde, tutarlı şekilde yeniden adlandır ve istersen kişi başına seti tek bir PDF'te birleştir. Bir düzine dağınık dosya yerine kişi başına tek, temiz, düzenli bir paketle bitirirsin.
İpuçları
- Tam kontrol listesini baştan gönder; parça parça istekler toplamanın uzamasının başlıca nedenidir.
- PDF istemek (formlar kilitlenmiş, belgeler PDF'e taranmış) geri gelen seti tutarlı ve dosyalaması kolay tutar.
- Kişi başına bir klasör artı işaretlenen bir kontrol listesi, takipleri 'geri kalanı gönderebilir misin?' yerine belirli yapar.
- Tamamlanmış bir seti tek bir PDF'te birleştirmek, kişi başına tek, temiz bir paket verir.
- Toplanan belgeler genelde hassastır — genel yükleme araçları yerine doğrudan kanallarda ya da özel bir sürücüde tut.
Telefonunda dene
Kendinden topladığın kişiler kendi payını tamamen telefonda yapabilir: belgeleri PDF'e tarayabilir, formları doldurup kilitleyebilir ve seti PDF Editor uygulamasıyla gönderebilirler. Cihazda çalıştığı için, geri gönderdikleri hassas dosyalar sana ulaşma yolunda üçüncü taraf bir sunucuya yüklenmez.
