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PDF Editor

PDF for Business

PDF-Methoden für kleine Teams.

Verträge, Rechnungen, Angebote, unterschriebene Vereinbarungen, gescannte Kassenbelege — alle Dokumente, auf denen ein kleines Unternehmen läuft, erledigt vom Handy aus, ohne Lizenzen pro Nutzer oder Enterprise-SaaS.

Verfügbar für iOS und Android · Kostenlos testen

Warum kleine Teams sich immer wieder mit PDFs abmühen

Kleine Unternehmen leben in PDFs. Angebote gehen als PDF raus, Verträge kommen unterschrieben als PDF zurück, Rechnungen sind PDFs, Kassenbelege werden zu PDFs gescannt, Geheimhaltungsvereinbarungen sind PDFs. Trotzdem sind die Werkzeuge dafür entweder auf Unternehmensniveau bepreist oder webbasiert und störanfällig.

PDF-Software für Unternehmen setzt eine IT-Abteilung und einen Beschaffungsprozess voraus. Kostenlose Web-Tools setzen voraus, dass es dir nichts ausmacht, Kundenverträge auf den Server eines Dritten zu laden. Keines der beiden Modelle passt zu einer Fünf-Personen-Agentur, einem Freelancer oder einem kleinen Onlineunternehmen, das Dokumente schnell und ohne Bürokratie verarbeiten muss.

Ein natives, mobil-first gedachtes PDF-Werkzeug passt besser zu kleinen Teams. Keine Lizenzplätze zu verwalten, keine Upload-Warteschlangen zu koordinieren, keine monatlichen Gebühren für ein Tool, das ein paar Mal die Woche genutzt wird. Jedes Teammitglied installiert die App auf dem eigenen Handy und ist ab dem ersten Tag produktiv.

Die Vorgänge, auf die es kleinen Teams ankommt

  • Angebot → Vertrag → Unterschrift

    Ein PDF-Angebot verschicken, die unterschriebene Annahme entgegennehmen, das Ergebnis ablegen. Der ganze Ablauf passt aufs Handy.

  • Kassenbelege direkt an der Theke scannen

    Scanne Papierbelege in dem Moment, in dem du sie bekommst. Automatische Benennung und OCR machen sie fit für die Buchhaltungssoftware.

  • Sensible Dokumente schützen

    Schütze Verträge, Gehaltsabrechnungen und Kopien von Geheimhaltungsvereinbarungen mit einem Passwort, bevor du sie extern teilst. AES-256, auf dem Gerät.

  • Liefergegenstände zusammenführen und aufteilen

    Führe ein Angebot mit dem zugehörigen Leistungsumfang zusammen; teile einen langen Export pro Kunde auf. Beides sind Vorgänge mit drei Tipps.

  • Schnelle Korrekturen, kein Laptop nötig

    Korrigiere einen Tippfehler in einem Angebot, aktualisiere ein Datum auf einer Rechnung, tausche das Logo auf einer Broschüre aus — alles vom Handy aus.

  • Funktioniert mit deiner bestehenden Cloud

    Drive, iCloud, OneDrive, Dropbox — die App liest und schreibt dort, wo dein Team seine Dateien ohnehin schon speichert.

Ein typischer Ablauf für ein kleines Unternehmen

  1. 1

    Eine Anfrage geht ein

    Ein Kunde bittet um ein Angebot. Du erstellst es in deinem Rechnungstool und exportierst es als PDF.

  2. 2

    Unterschreiben und mit Datum versehen

    Öffne das PDF in PDF Editor, unterschreibe mit deiner gespeicherten Unterschrift, füge einen Datumsstempel hinzu.

  3. 3

    Per E-Mail oder Messaging versenden

    Teile das unterschriebene Angebot direkt aus der App über das E-Mail-Teilen-Menü oder das Messaging-Tool deines Teams.

  4. 4

    Die gegengezeichnete Version entgegennehmen

    Wenn der Kunde die Datei zurückschickt, öffne sie, archiviere sie in deiner Cloud und schütze sie mit einem Passwort, falls sie sensible Bedingungen enthält.

  5. 5

    Rechnung erstellen und mit dem Vertrag zusammenführen

    Exportiere die Rechnung aus deinem Buchhaltungstool und nutze dann Zusammenführen, um Rechnung und unterschriebenen Vertrag zu einem ordentlichen Archiv-PDF zu bündeln.

Ein Unternehmen vom Handy aus führen

Ein Großteil der Dokumentarbeit in kleinen Unternehmen passiert zwischen anderen Dingen — beim Kunden vor Ort, im Taxi, zwischen zwei Terminen. Mobil-nativ zu arbeiten bedeutet, dass der Ablauf nicht an einen Schreibtisch gebunden ist. Verträge, auf die man früher bis zum abendlichen Laptop-Termin gewartet hat, gehen jetzt in derselben Stunde raus, in der sie angefragt wurden.

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Häufig gestellte Fragen

  • Ja, für einzelne Nutzer in einem kleinen Team — jede Person installiert die App auf ihrem Handy. Es gibt keine zentrale Verwaltungskonsole; es ist ein Werkzeug pro Gerät. Für größere Organisationen ist ein Enterprise-Dokumentenmanagementsystem eventuell besser geeignet.

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