Najlepsze narzędzia PDF do pracy zdalnej (za darmo, w przeglądarce)
Ostatnia aktualizacja
Praca zdalna mnoży liczbę plików PDF, którymi się zajmujesz. Umowy przychodzą mailem, briefy lądują na czacie, skany muszą wyjść z Twojego kuchennego stołu na portal HR, a każdy laptop jest czyimś biurem. Narzędzi, na których wcześniej polegałeś w biurze – współdzielona drukarka, firmowa licencja Acrobata, zarządzany przez dział IT pakiet PDF – tu nie ma.
Dobra wiadomość jest taka, że niemal każde zadanie PDF, które faktycznie wykonują zdalni pracownicy (podpisz, skompresuj, połącz, podziel, zeskanuj, przekonwertuj) da się zrobić w karcie przeglądarki za darmo, przy czym pliki zostają na Twoim urządzeniu. To realna zmiana: nie potrzebujesz już abonamentu, żeby obsłużyć profesjonalną pracę z dokumentami, a Twoje wrażliwe umowy nie muszą najpierw podróżować na serwer firmy trzeciej.
Ten poradnik wybiera niewielki zestaw narzędzi, który pokrywa dziewięćdziesiąt procent zdalnej pracy z PDF, i wyjaśnia, gdzie pasuje każde z nich. Celem jest sposób pracy, który jest szybki, darmowy i nie przecieka.
Krok po kroku
- 1
Podpisuj prawdziwym podpisem, nie wpisanym imieniem
Podpisz PDF pozwala dodać narysowany albo wpisany podpis do umów i formularzy. Narysowane podpisy lepiej się bronią prawnie i wyglądają na bardziej przemyślane. Aplikacja PDF Editor robi to na ekranie telefonu palcem, co zwykle jest czytelniejsze niż podpis myszką.
- 2
Kompresuj przed wysłaniem
Mail ma limit 25 MB, portale często 5. Kompresuj PDF w Twojej przeglądarce radzi sobie z typowym plikiem pełnym skanów w kilka sekund. Kompresja to pojedyncza rzecz, która najbardziej odblokowuje zdalne udostępnianie dokumentów.
- 3
Połącz wiele plików w jeden
Formularze, załączniki i dokumenty uzupełniające przychodzą osobno. Połącz PDF scala je w jeden dostarczany plik, więc odbiorca dostaje pojedynczy plik zamiast trzech załączników. Kolejność ma znaczenie – ułóż je tak, jak czytelnik będzie je czytał.
- 4
Skanuj telefonem, nie skanerem płaskim
Aparat telefonu plus wykrywanie krawędzi jest szybszy niż domowy skaner do wszystkiego poza archiwizacją jakości fotograficznej. Skanuj do PDF zamienia papier w czyste, wielostronicowe PDF-y, mając aparat zawsze przy sobie.
- 5
Konwertuj do i z Worda, gdy musisz edytować
PDF do Word i Word do PDF czynią podróż w obie strony bezbolesną, gdy źródło jest niedostępne. Używaj Worda do edycji, PDF-a do udostępniania – obie strony mają znaczenie w pracy zdalnej.
- 6
Zmień kolejność i przytnij przed dostarczeniem
Zmień kolejność stron PDF i Wyodrębnij strony PDF łapią drobne rzeczy – stronę nie po kolei, pusty skan, złą okładkę. Odbiorca nigdy nie zobaczy błędu.
Wskazówki
- Trzymaj jeden lokalny folder na aktywny projekt, z podfolderem „finalne” na dostarczone PDF-y. Bałagan jest źródłem większości zgubionej pracy.
- Kompresuj jako ostatni krok, nie pierwszy. Nie chcesz sam czytać skompresowanego pliku – to wynik, nie kopia robocza.
- Użyj podpisu z telefonu do szybkiego podpisz-i-odeślij, podpisu z komputera, gdy chcesz czystszy wygląd.
- Znak wodny na wersjach roboczych (WERSJA ROBOCZA, TYLKO WEWNĘTRZNIE) oszczędza krępujący moment, gdy niedokończony plik zostanie przypadkiem udostępniony.
- Ustal jedną konwencję hasła dla wrażliwych plików, które udostępniasz wielokrotnie temu samemu klientowi – będzie musiał nauczyć się jej tylko raz.
Wypróbuj na telefonie
Telefony wykonują połowę zdalnej pracy z PDF – podpisy, szybkie skany, szybkie kompresje przed mailem. Aplikacja PDF Editor obsługuje to wszystko offline, więc zdalny dzień pracy przy słabym Wi-Fi wciąż daje czystą, podpisaną umowę.
