Как уменьшить размер PDF для отправки по email
Обновлено
Лимиты на вложения в почте почти не менялись годами, а документы, которые мы прикрепляем, становятся всё тяжелее. Gmail останавливает вас на 25 МБ. Outlook проводит черту около 20 МБ. Сервер получателя может ограничивать ещё жёстче. Поэтому вы прикрепляете отсканированный договор или отчёт с фотографиями, нажимаете «отправить» — и письмо отклоняется или, того хуже, молча не доходит.
Эта инструкция о том, как сделать PDF достаточно маленьким, чтобы он действительно отправился. В ней используется бесплатный инструмент сжатия PDF, который работает в вашем браузере — ничего никуда не загружается, — и рассматриваются практические решения: какой уровень сжатия выбрать, когда сжимать, а когда разделять, и что делать, если даже сжатия недостаточно.
Хорошая новость в том, что файлы, которые чаще всего отклоняются, — сканы и PDF с большим количеством изображений — как раз те, что сжимаются сильнее всего.
Пошагово
- 1
Проверьте, насколько вы превышаете лимит
Отметьте размер файла и целевой размер. Gmail ограничивает 25 МБ, Outlook — около 20 МБ, а некоторые корпоративные серверы ещё жёстче. Зная разницу, вы поймёте, насколько агрессивно нужно сжимать.
- 2
Откройте инструмент сжатия PDF
Перейдите в инструмент сжатия PDF в браузере. Он обрабатывает файл на вашем устройстве — ничего никуда не загружается, что важно для документов, которые вы отправляете по почте.
- 3
Добавьте PDF и выберите уровень
Начните с «Рекомендуемого». Он балансирует размер и качество и подходит для большинства файлов. Переходите на «Сильный», только если всё ещё превышаете лимит.
- 4
Сожмите и посмотрите новый размер
Запустите процесс и проверьте показатели до и после. Отсканированные документы часто укладываются значительно ниже 25 МБ за один проход.
- 5
Если файл всё ещё большой, разделите его
Если один документ не удаётся сделать достаточно маленьким, используйте инструмент разделения PDF, чтобы отправить его как два-три файла поменьше — часто это практичнее, чем ещё сильнее жертвовать качеством.
- 6
Прикрепите и отправьте
Прикрепите сжатый (или разделённый) файл. Сначала откройте его один раз, чтобы убедиться, что он читается чисто на выбранном уровне.
Советы
- Уровень «Рекомендуемый» укладывается в большинство почтовых лимитов с запасом по качеству. Оставьте «Сильный» для файлов, которые всё ещё превышают лимит после первого прохода.
- Сканы и PDF с большим количеством фотографий сжимаются сильнее всего; чисто текстовый документ уже компактен, поэтому если он огромный, ищите причину во встроенных изображениях или шрифтах.
- Если одного сжатия недостаточно, разделение документа лучше, чем доводить его до нечитаемости, — две читаемые половины лучше, чем одно грубо сжатое целое.
- Сжатие растрирует страницы, поэтому в отправленной копии не будет выделяемого текста. Если получателю нужно копировать текст, отправьте оригинал другим способом, а сжатую версию используйте как предпросмотр в письме.
- Когда даже сжатый файл слишком велик, честный ответ — ссылка на облачное хранилище, которой можно поделиться, — см. инструкцию по отправке больших PDF-файлов.
Попробуйте с телефона
Большинство отклонённых вложений случается, когда вы отправляете документ с телефона между делом. Приложение PDF Editor сжимает офлайн и передаёт файл прямо в вашу почтовую программу, так что слишком большой скан превращается в файл, готовый к отправке, не покидая вашей почты.
