Когда использовать отсканированный PDF (а когда нет)
Обновлено
Отсканированный PDF решает одну конкретную задачу: превращение бумаги в цифровой файл, которым можно поделиться, который можно заархивировать и просмотреть на любом устройстве. С этим он справляется хорошо. Но он также крупнее эквивалентного набранного PDF, не доступен для поиска без распознавания текста, сложнее редактируется и часто имеет более низкое разрешение, чем источник. Сканировать документ, который уже существует в цифровом виде, — почти всегда неправильный шаг.
Правило простое. Сканируйте бумагу, у которой нет цифрового источника. Не сканируйте то, что у вас уже есть в виде документа Word, скриншота или экспорта в PDF. Соблазн распечатать, а затем отсканировать документ, чтобы «зафиксировать» его, понятен, но обычно излишен — прямой экспорт в PDF делает то же самое и лучше.
В этой инструкции разобрано, когда сканировать стоит, а когда нет. Большая часть интуитивно понятна, если проговорить это вслух; проблема в том, что соблазн отсканировать часто оказывается сильнее реальной необходимости.
Пошагово
- 1
Используйте отсканированный PDF, когда единственный источник — бумага
Старые договоры, рукописные конспекты, бумажные чеки, документы, пришедшие по почте, формы, подписанные от руки. Всё, что существует физически и должно стать цифровым. Инструмент «Сканировать в PDF» на телефоне или планшетный сканер дают чистый PDF.
- 2
Не сканируйте документы, которые у вас уже есть в цифровом виде
Если у вас есть документ Word, исходный PDF или экспорт — используйте их. Печать с последующим сканированием теряет качество, увеличивает размер файла и убирает возможность поиска. В этом нет никакой пользы.
- 3
Не сканируйте документ, чтобы «зафиксировать» его
Переэкспорт из исходника в PDF уже фиксирует содержание. Сканирование не добавляет защиты; оно лишь убирает возможность поиска и качество текста, не делая файл сложнее для изменения.
- 4
Используйте распознавание текста (OCR), если сканируете и нужен поиск
OCR превращает отсканированные изображения текста в текст, доступный для поиска. Без него отсканированные PDF — это картинки со словами: читаемые, но не находимые через поиск.
- 5
Сжимайте сканы перед отправкой
Отсканированные PDF — это самые крупные PDF, с которыми вы обычно сталкиваетесь. Инструмент «Сжать PDF» в браузере значительно уменьшает их размер без заметной потери качества, особенно на чисто текстовых документах.
- 6
Сканируйте с правильным разрешением
200–300 dpi для документов, которые будут читаться с экрана. 300 dpi для всего, что может понадобиться распечатать. 600 dpi — это качество фото, и оно только тратит место впустую на текстовом документе.
Советы
- Большинство моментов «мне нужно это отсканировать» на самом деле оказываются «у меня это уже есть в цифровом виде, я просто забыл». Сначала поищите источник.
- Прямой экспорт в PDF во всех измеримых отношениях чище, чем отсканированная распечатка: чётче, компактнее, доступен для поиска, редактируется.
- Сканы с телефона теперь не уступают по качеству планшетному сканеру для обычных документов благодаря распознаванию границ и настройке контраста.
- Сканы с распознанным текстом доступны для поиска, но не идеально точны. Относитесь к результату OCR как к приблизительному, а не как к авторитетному источнику.
- Не сканируйте новый файл, чтобы он «выглядел официально». Формат один и тот же; никого не волнует, был ли он отсканирован или экспортирован.
Попробуйте с телефона
Телефон — правильный инструмент для повседневного сканирования: камера всегда с вами, распознавание границ даёт чистый результат, а готовый PDF сразу пригоден для использования. Сканирующий поток приложения PDF Editor создан именно для этого — с многостраничным захватом и обработкой прямо на устройстве.
