Как отправлять анкеты для новых клиентов (аккуратно и приватно)
Обновлено
Анкета — это первое настоящее взаимодействие многих клиентов с тем, как вы работаете, поэтому стоит сделать её правильно. Хорошо составленная анкета PDF собирает за один заход всё необходимое для старта — контактные данные, детали проекта, пожелания, — без переписки в духе «а можете ещё прислать…». Плохо составленная анкета мечется туда-сюда наполовину заполненной и задаёт неряшливый тон.
Механика проста, но детали важны: форма должна легко заполняться на телефоне (именно там её откроет большинство клиентов), она должна вернуться заполненной полностью и в пригодном формате, а поскольку в ней содержатся личные данные, её не стоит по пути прогонять через случайный публичный сайт.
В этом руководстве рассказано, как подготовить анкету, как отправить её, чтобы клиенты реально смогли её заполнить, и как аккуратно собрать ответы, — практическая версия, а не теоретическая.
Пошагово
- 1
Составьте анкету, которая спрашивает только необходимое
Каждое лишнее поле снижает вероятность заполнения. Спрашивайте только то, что реально нужно для старта, группируйте вопросы логично и оставляйте достаточно места для ответов. Держите пустой мастер-файл, который используете для каждого нового клиента.
- 2
Отправляйте пустую форму, а не зафиксированную
Прикрепите заполняемый PDF напрямую или поделитесь им через хранилище, которым пользуется клиент. Не фиксируйте данные в пустой форме — это уберёт поля. Добавьте короткую пометку о том, как её заполнить и вернуть.
- 3
Сделайте заполнение на телефоне лёгким
Скажите клиентам, что они могут заполнить форму в PDF-приложении — коснуться полей или добавить текст в неинтерактивную форму, — подписать при необходимости и экспортировать результат. Большинство сделает это на телефоне, так что упростите этот путь.
- 4
Просите прислать зафиксированную копию обратно
Запрашивайте сохранённый или зафиксированный PDF, а не фотографию. Зафиксированные формы читаются одинаково, их нельзя очистить, и они сразу встают в дело клиента.
- 5
Сохраните форму и подтвердите получение
Переименуйте вернувшуюся форму по имени клиента и дате, сохраните её вместе с записями этого клиента и отправьте короткое подтверждение. Если форма вернулась с пустыми обязательными полями, уточните это ещё раз.
Советы
- Более короткие анкеты заполняют охотнее — уберите каждое поле, которое не является по-настоящему необходимым на старте.
- Поскольку анкеты содержат личные данные, предпочитайте прямые вложения или закрытое хранилище публичным сервисам «заполнить онлайн».
- Многоразовый пустой мастер-файл означает, что каждый новый клиент получает чистую, одинаковую форму без чужих данных.
- Порекомендуйте конкретное PDF-приложение в своей пометке, чтобы клиенты с телефонами не застряли в предпросмотре почты, который не даёт печатать.
- Придерживайтесь единого правила именования файлов, чтобы анкету конкретного клиента всегда было легко найти позже.
Попробуйте с телефона
Клиенты могут заполнить вашу анкету на телефоне с помощью приложения PDF Editor — заполняя поля или добавляя текст в неинтерактивную форму, подписывая её и экспортируя зафиксированную копию, чтобы сразу отправить обратно. Всё происходит на устройстве, поэтому личные данные, которые они вводят, никуда не отправляются по пути к вам.
