Как отправить форму PDF, чтобы её заполнили другие
Обновлено
Отправить форму PDF кажется пустяком — прикрепил, нажал «отправить», — но есть разница между тем, чтобы разослать пустую форму для заполнения, и тем, чтобы отправить документ для чтения. Когда вы делитесь формой, получателям нужно суметь заполнить её на любом устройстве, а их заполненные копии должны вернуться в том виде, который вы реально сможете использовать.
Обычно случаются две неприятности. Форма приходит в таком виде, что поля пропадают или скрываются, и получатели не могут печатать. Либо ответы возвращаются в разном виде — где-то зафиксированные, где-то редактируемые, а где-то и вовсе фотографии распечатки. Немного внимания на этапе отправки предотвращает оба случая и заметно облегчает сбор ответов.
В этом руководстве рассказано, как поделиться пустой формой так, чтобы она оставалась заполняемой, как дать получателям понятные инструкции и как обращаться с заполненными копиями по мере их поступления — не отправляя ничего через сторонний сервис загрузки, если содержимое конфиденциально.
Пошагово
- 1
Перед отправкой убедитесь, что пустая форма заполняемая
Откройте свою форму и проверьте её сами. Если она интерактивная, убедитесь, что поля активны; если неинтерактивная — что есть понятное место для ответов. Не фиксируйте данные в пустой форме — это уберёт поля, которые нужны получателям.
- 2
Отправляйте файл, а не ссылку на конвертер
Прикрепите PDF напрямую к письму или сообщению либо поделитесь им через хранилище, которым получатель уже пользуется. Избегайте отправки конфиденциальной формы через публичные инструменты загрузки, если с задачей справится обычное вложение.
- 3
Объясните получателям, как её заполнить
Поможет короткая пометка: «Коснитесь полей, чтобы напечатать текст, или добавьте текст поверх, если ваша программа просмотра не показывает поля, а затем экспортируйте заполненную копию». Пользователям телефонов посоветуйте открыть форму в полноценном приложении для PDF, а не в предпросмотре почты.
- 4
Просите присылать заполненные копии в пригодном виде
Попросите людей присылать сохранённый или зафиксированный PDF, а не фотографию распечатки. Зафиксированные копии выглядят одинаково у всех, их проще хранить и читать.
- 5
Собирайте и упорядочивайте ответы
По мере поступления копий переименовывайте их по имени отвечавшего и дате, чтобы они не путались друг с другом. Держите пустой мастер-файл отдельно, чтобы у вас всегда был чистый шаблон для повторной отправки.
Советы
- Никогда не фиксируйте данные в пустой форме, которую вы рассылаете, — фиксация уберёт поля и оставит получателям нечего заполнять.
- Если получатели упорно присылают фотографии распечаток, значит, ваши инструкции нужно сделать понятнее — про заполнение на экране и экспорт.
- Для конфиденциальных форм предпочитайте прямые вложения или закрытое хранилище публичным сайтам «заполнить онлайн».
- Дайте файлу понятное имя вроде «anketa-pustaya.pdf», чтобы получатели могли отличить мастер-файл от своей заполненной копии.
- Поведение формы может отличаться в разных программах просмотра, поэтому если сразу порекомендовать конкретное надёжное приложение, это предотвратит большинство ответов «у меня не печатается».
Попробуйте с телефона
Получатели на телефонах могут заполнить вашу форму в приложении PDF Editor — оно активирует интерактивные поля и позволяет добавлять текст в неинтерактивные формы, — а затем экспортировать заполненную копию и сразу отправить её обратно. Упомянув приложение в сообщении, вы избавите людей от тупика с предпросмотром почты, который игнорирует поля.
