Формы PDF для агентств (онбординг, брифы, согласования)
Обновлено
У агентств больше сторон, вовлечённых в процесс, чем у большинства, и формы — способ держать всех на одной волне. Пакет для онбординга клиента собирает сведения о бренде и доступы, которые нужны команде. Форма творческого брифа превращает расплывчатый запрос в структурированное задание. Лист согласования фиксирует, кто и что одобрил, прежде чем кампания выйдет в свет. Каждая из этих задач — форма, и работа с ними как с заполняемыми PDF делает их переносимыми между клиентами, которые пользуются разными инструментами.
Формы агентств отличает то, что они пересекают границу между клиентом и командой и часто требуют чёткого следа согласований. Дело не в сложном программном обеспечении — дело в хорошо структурированных формах, которые нужные люди могут заполнить на любом устройстве, плюс аккуратный способ хранить подписанные версии, чтобы вопрос «кто это утвердил?» никогда не оставался загадкой.
Это руководство сосредоточено на формах, характерных именно для агентств, — онбординге, брифах, согласованиях — и на механике форм за ними, отдельно от более широкой цепочки документов агентства: презентаций, брифов и результатов работы.
Пошагово
- 1
Сделайте пакет онбординга, который собирает всё за один раз
Создайте одну заполняемую форму онбординга на каждого нового клиента: основы бренда, контакты, доступы, пожелания. Собрать всё за один заход лучше, чем гоняться за деталями по десятку писем позже.
- 2
Превратите бриф в структурированную форму
Форма творческого брифа с полями — цель, аудитория, результаты, обязательные элементы, срок — заставляет добиться той ясности, которую пропускает свободное текстовое письмо. Клиенты заполняют её; команда работает по ней.
- 3
Используйте листы согласования для утверждений
Создайте форму согласования с полями «элемент», «версия», «утвердивший» и «дата», а также область для подписи. Заполненное и зафиксированное согласование — чёткая запись о том, кто и что одобрил.
- 4
Отправляйте формы так, чтобы их мог заполнить любой участник
Прикрепляйте заполняемые PDF напрямую и указывайте, что их можно заполнить в PDF-приложении на любом устройстве. Клиенты и рецензенты не будут пользоваться вашими инструментами, так что сделайте саму форму самодостаточной.
- 5
Храните подписанные версии по проектам
Фиксируйте данные в заполненных согласованиях и пакетах онбординга, называйте их по проекту и дате и храните по каждому клиенту. Так след согласований остаётся находимым ещё долго после выхода кампании.
Советы
- Структурированная форма брифа предотвращает цикл «это не то, что мы просили» лучше, чем любой объём переписки по почте.
- Фиксируйте данные в согласованиях, чтобы запись о том, кто что одобрил, нельзя было изменить задним числом.
- Собирайте данные онбординга одним пакетом, а не по частям, — это быстрее и для клиента, и для вас.
- Участники используют разные инструменты, поэтому держите формы простыми заполняемыми PDF, которые работают в любом приложении.
- Это уровень форм; дополните его более широким процессом работы агентства с документами — презентациями и результатами.
Попробуйте с телефона
Клиенты и рецензенты могут заполнить пакеты онбординга, брифы и листы согласования на телефоне с помощью приложения PDF Editor — заполняя поля, подписывая и возвращая зафиксированную копию. Обработка на устройстве удерживает данные о бренде клиента и согласования подальше от сторонних серверов.
