Как подготовить PDF, готовый для отправки клиенту
Обновлено
Между рабочим PDF и документом, готовым для клиента, разница в основном в мелочах. У внутренней версии — черновая обложка, страницы без номеров, размер файла на 14 МБ и название вроде «final-final-v2.pdf». У версии для клиента — аккуратная обложка, фирменный шрифт, пронумерованные страницы, размер около 2 МБ и название, которое читается как профессиональное. Оба файла несут одну и ту же информацию, но только один выглядит завершённым.
Для клиентской версии не нужен дизайнер. Это короткая последовательность стандартных шагов — поправить исходник, аккуратно экспортировать, довести PDF, правильно подписать, разумно сжать, осмысленно назвать. По порядку доводка занимает пару минут на документ.
Эта инструкция проходит всю последовательность. Ни один из шагов не требует дорогих инструментов — большинство делается прямо во вкладке браузера, не отправляя ничего чувствительного на сторону.
Пошагово
- 1
Начните с правильно оформленного исходника
Если исходный документ выглядит как черновик, PDF будет выглядеть так же. Поправьте поля, шрифты и иерархию заголовков в Word, Pages или Docs до экспорта. PDF не добавит лоска, которого нет в исходнике.
- 2
Добавьте титульный лист с названием документа
Имя клиента, название проекта, заголовок документа, дата, название вашей компании. Одна страница. Даёт контекст, который иначе пришлось бы повторять в каждом колонтитуле.
- 3
Пронумеруйте страницы начиная со второй
Формат «X из Y» однозначен и подтверждает целостность документа — читатель видит, что ничего не пропущено. На обложке номер не ставьте, начинайте со второй страницы.
- 4
Примените единый фирменный стиль (шрифты, цвет, логотип)
Небольшой логотип и последовательная типографика создают ощущение аккуратности. Брендирование должно быть сдержанным, а не кричащим. Если у клиента есть брендбук — ориентируйтесь на него.
- 5
Переэкспортируйте со встроенными шрифтами
Встроенные шрифты гарантируют, что документ выглядит одинаково и у вас, и у клиента. Экспортируйте исходник заново с включённой опцией «встроить все шрифты».
- 6
Сожмите, переименуйте и проверьте перед отправкой
Сожмите PDF, чтобы уложиться в типичный лимит почты. Переименуйте по шаблону ИмяКлиента_ТипДокумента_ГГГГ-ММ-ДД.pdf. Один раз откройте готовый файл и прочитайте первую и последнюю страницы перед отправкой — опечатки чаще всего находятся при повторном прочтении.
Советы
- Избегайте стоковых фонов и титульных страниц «под скриншот». Аккуратная типографская обложка стареет лучше, чем дизайнерская.
- Не ставьте водяной знак «DRAFT» на финальную версию. Отсутствие водяного знака — и есть признак того, что это финал.
- Таблицы, растянутые на несколько страниц, должны повторять строку заголовка. В Word опция «повторять строку заголовка» включается одним кликом и избавляет от проблем с читаемостью при печати.
- Графики, экспортированные как вектор (PDF), остаются чёткими. Графики, вставленные как изображение, размываются при сильном увеличении — исправляйте это на уровне исходника.
- Если используете один шаблон для разных клиентов, каждый раз обновляйте метаданные, чтобы название документа не гласило «Acme Proposal», когда файл уходит в Beta Co.
Попробуйте с телефона
Клиенты часто открывают документы сначала на телефоне. Приложение PDF Editor позволяет просмотреть готовый PDF на телефоне так же, как это сделает клиент, — и обложка, которая отлично смотрится на 27-дюймовом мониторе, но теснится на экране телефона, будет замечена до отправки.
