業務用にPDFを整えるチェックリスト（クリーンアップ）
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会社の外に出ていくPDFは、いわば小さな広報担当です。あなたの名前、ブランディング、タイポグラフィの選択、そして残念ながらとても頻繁に、先週それを作り始めた誰かがつけた「Untitled Document (4).pdf」のような元のファイル名まで運んでいきます。素人っぽいPDFとプロフェッショナルなPDFの差は劇的なものではないことがほとんどですが、ほぼ常にひと目でわかります。
業務用にPDFを整えるのは1回の変換ではなく、短いチェックリストです。下書きを取り除く、正しいページ番号を設定する、向きを直す、フォントの埋め込みを確認する、はっきりラベルを付ける、適度に圧縮する、役立つファイル名を設定する。それぞれ数秒しかかからず、全体でも1分ほどですが、文書が「わざとそう作った」ように見えるようになります。
このガイドでは、最も多くの問題を最初に拾えるような順番でチェックリストをたどります — 現実の忙しい水曜日の午後に、実際の成果物に対してやるのと同じやり方です。
手順
- 1
使っていないページや下書きページを取り除く
PDFページを抽出ツールで、本当に送りたいページだけを残しましょう。仮置きだった表紙、白紙のお礼ページ、古い付録 — そうしたものはすべて最終版から取り除くべきです。
- 2
ページの順番とページ番号を確認する
結合や修正のあとで順番が崩れている場合はPDFページを並べ替えツールを使いましょう。表示されているページ番号が順番と一致しているか確認してください — 読者は番号のずれにすぐ気づきます。
- 3
向きを直す
幅の広いページ（表計算やグラフ）は横向きに、それ以外は縦向きにしましょう。PDF回転ツールで、横向きに紛れ込んだスキャンやインポートをまっすぐにします。向きが混在した文書は、実際は壊れていなくても壊れているように感じられます。
- 4
フォントが埋め込まれているか確認する
埋め込まれていないフォントは読者側で代替され、時にひどい見た目になります。元データで「すべてのフォントを埋め込む」を有効にして再書き出しするか、PDFとして印刷して描画を平坦化しましょう。
- 5
メタデータでファイルタイトルを設定する
ブラウザのタブやリーダーのタイトルバーに表示されるテキストは、ファイル名と異なることがよくあります。両方を意図的に設定しましょう — 「提案書」のタブに「Untitled.docx」と表示されていたら、クライアントは気づきます。
- 6
圧縮し、納品用に名前をつける
PDFを圧縮ツールで、一般的なメールやポータルの上限内にファイルを収めます。ClientName_DocType_YYYY-MM-DD.pdfにリネームすれば、1年後でも受け取った側がダウンロードフォルダからそのファイルを見分けられます。
コツ
- 送信前に、100%表示で文書を一度通して見てみましょう。スクロールでは見逃す違和感も、目で追えば気づけます。
- 下書きには透かしを加えますが、最終版には絶対に加えないでください — 透かしがないこと自体が、それが最終版であるという合図になります。
- 古いメタデータは取り除きましょう。PDF Editorと再書き出しのどちらでも、下書きから漏れ出す可能性のある作成者名、会社名、編集履歴を差し替えられます。
- 記入用のフォームフィールドがある文書なら、実際に送る端末でテストしましょう。多くのフィールドはAcrobatでは動作してもブラウザでは動かないことがあります。
- 最後にもう一度、印刷プレビューを確認しましょう。印刷結果がおかしければ、受け取った側も同じ問題にぶつかります。
スマホで試す
横向きのスキャンを直したり、紛れ込んだ下書きページを取り除いたり、メールの上限に合わせて再圧縮したりといった土壇場の仕上げは、人が認める以上にスマホで行われています。PDF Editorアプリならこれらすべてをオフラインで処理できるので、カフェのWi-Fiからでも、成果物はきれいな状態で送り出せます。
