PDFとDOCX — どちらの形式を使うべきか
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PDFとDOCXは、そもそも解決している課題が異なります。PDFはロックされた印刷向けの形式で、どの端末で見ても同じ見た目になります。DOCXは編集可能な作業用フォーマットで、Word、Google Docs、その他のオフィススイートを持つ誰もが構成やスタイル、書式を変更できます。
作業ごとに正しい形式を選べば、両方の形式にまつわる悩みの大半は避けられます。最終版の契約書をDOCXで送れば、意図しない編集を招きます。作業中の下書きをPDFで送れば、レビューがしづらくなります。この選択は好みの問題ではなく、その文書が何のためのものかで決まります。
このガイドでは、契約書、下書き、請求書、レポートなど、中小企業や個人が毎週扱う文書の具体例をもとに、それぞれの形式が優れている場面を整理します。
手順
- 1
文書が最終版であればPDFを使う
契約書、署名済みの合意書、請求書、パンフレット、クライアントや関係者に送るレポートなどです。受け取った相手が、あなたが見たものとまったく同じものを見るべきで、断りなく編集できてはいけない文書すべてが該当します。
- 2
文書がまだ執筆中であればDOCXを使う
下書き、共同作業中の文書、レビュー段階のもの、再利用して調整するテンプレートなどです。コメントや変更履歴の機能はDOCXでしか本来の形で機能しません。これらはこの形式の存在理由そのものです。
- 3
アーカイブにはPDFを使う
PDFは長期保存を前提に設計されています。この形式は10年経っても同じように表示されます。DOCXファイルはWordのバージョンやOSをまたぐと微妙に崩れることがあります。作業用の文書としては問題なくても、アーカイブとしてはリスクがあります。
- 4
内容を取り出す必要があるならDOCXを使う
テキストを別のツールに取り込む、ある節をブログ記事として再利用する、別のスタイルで書き直すといった作業は、すでに構造化されていて編集可能なDOCXのほうがはるかに楽です。
- 5
必要に応じて相互に変換する
優れたPDFツールなら、テキスト中心の文書について双方向に高い再現性で変換できます。よくある流れは、DOCXで編集し、外部に共有する段階でPDFに書き出すというものです。逆にPDFを受け取り、内容を再利用したい場合はDOCXに変換します。
- 6
知らない相手から受け取るときはPDFを使う
DOCXファイルにはマクロや埋め込みオブジェクトが含まれることがあり、セキュリティ上のリスクになり得ます。信頼できない送信元から受け取る場合、PDFのほうが安全に開けます。とはいえ、PDFリーダー自体は常に最新の状態に保つべきです。
コツ
- 外部の相手に下書きの契約書をDOCXのまま送るのは避けましょう。変更を歓迎する場合を除いては危険です。相手はあなたに知らせずに編集でき、注意深く比較しない限り差分に気づけません。
- 最終版の請求書をDOCXで送るのは避けましょう。編集できない状態であるべきです。この用途では常にPDFが正しい選択です。
- 相手が「編集可能なPDF」を求めてきた場合、たいていDOCXのことを指しています。決めつける前に確認してから変換しましょう。
- 署名の入ったPDFはPDFのまま保管しましょう。DOCXに変換し直すと署名が失われます。
- フォームフィールドを含む文書には、たいていPDFのほうが向いています。DOCXのフォームフィールドは扱いにくく、編集ソフトによって挙動が一貫しません。
スマホで試す
スマホでは、DOCXをきちんと表示するにはWord、Google Docs、その他のオフィスアプリが必要です。PDFはiOSとAndroidに標準搭載のビューアでネイティブに開けます。この一点だけでも、共有する文書の多くではPDFが正しい選択になります。受け取る相手は何もインストールせずに読めます。
