Jak organizovat pracovní dokumenty jako PDF (složky, názvy, verze)
Naposledy aktualizováno
Problém s pracovními PDF obvykle nebývá v samotných PDF. Je to ta stopa: třicet souborů s podobnými názvy ve složce stažených souborů, verze, které si neodpovídají, „finální“ verze, které finální nejsou, návrhy k nerozeznání od výstupů. Formát je v pořádku; rozpadá se konvence kolem formátu.
Funkční konvence je krátká – struktura složek, vzor pojmenování a zvyk, kam patří finální verze. Jakmile je zavedená, najít „smlouvu, kterou jsme poslali v březnu“ zabere deset vteřin místo deseti minut, a konflikty verzí se skoro přestanou dít.
Tenhle návod popisuje konvenci, kterou jsme viděli malé týmy přijmout a udržet. Není to jediná fungující konvence; je to jedna dost pevná na to, aby přežila nabitý kvartál, aniž by se rozpadla.
Krok za krokem
- 1
Zvol si jednou provždy uspořádání nejvyšší úrovně složek
Klienti/NazevZakazky/, Interni/, Sablony/, Archiv/. Čtyři složky pokryjí většinu. Zpočátku nezanoř víc než dvě úrovně hluboko – hloubka tě ztratí.
- 2
Standardizuj vzor pojmenování souborů
JmenoKlienta_TypDokumentu_vN_RRRR-MM-DD.pdf se čte čistě v jakémkoli prohlížeči souborů. Datum na konci, aby se soubory řadily chronologicky; verze rovnou v názvu, aby šla ta nejnovější poznat na první pohled.
- 3
Odděl /navrhy a /finalni uvnitř každého projektu
Návrhy jdou do podsložky /navrhy projektu; finální verze se přejmenují na FINALNI a přesunou do /finalni nebo /vystupy. Složka /finalni by měla obsahovat jen odeslané verze.
- 4
Nástrojem Sloučit PDF konsoliduj při předání
Když je výstup vlastně tři PDF (nabídka + podmínky + ceník), sluč je do jednoho pro doručení a zdrojové soubory si nech v projektové složce. Příjemce dostane jeden čistý soubor.
- 5
Komprimuj a přejmenuj až při doručení
Zkomprimovat PDF pro odchozí kopii; nekomprimovaný zdroj si nech. Doručený soubor jde do /finalni/, zdroj zůstává v /navrhy/. Jsou to dva různé artefakty.
- 6
Dokončené projekty archivuj podle plánu
Uzavřené projekty přesouvej do /Archiv/ čtvrtletně. Aktivní složky zůstanou přehledné; archiv je prohledatelný, když potřebuješ něco najít později.
Tipy
- Vyhýbej se mezerám v názvech souborů, pokud můžeš – podtržítka nebo pomlčky se snáz zpracovávají v URL, přeposlaných e-mailech a příkazovém řádku.
- Formát data RRRR-MM-DD se řadí chronologicky v jakémkoli nástroji. 29.5.26 ne.
- Do názvu souboru FINÁLNÍ nedávej čísla verzí. FINÁLNÍ je FINÁLNÍ. Pokud se pak něco změní, je to FINALNI-2 – a to je znamení, že se postup někde pokazil.
- Neboj se přejmenovat. Jasný název souboru stojí za minutu práce, obzvlášť před odesláním.
- U velkých projektů si drž jednořádkový indexový soubor (README.txt), který vyjmenuje, co je v každé podsložce. Pomůže to tobě samotnému, až se za půl roku vrátíš.
Vyzkoušej to v telefonu
Na telefonu je organizace těžší, protože úprava názvů souborů je nešikovná. Aplikace PDF Editor ti umožní PDF z mobilu přejmenovat, označit štítkem a založit, takže se soubory, které dorazí na telefon, nehromadí bez názvu ve složce Stažené.
