Jak posílat smlouvy jako PDF (podepsat, zamknout, doručit)
Naposledy aktualizováno
Smlouvy jsou typ dokumentu, u kterého špatné zacházení s PDF napáchá nejvíc škody. Podepsaná kopie, která je jinou verzí než nepodepsaný návrh. Spolupodpis přiložený k souboru, o kterém první podepisující myslel, že je uzamčený. Vodoznak návrhu zapomenutý na finální verzi. Nic z toho není exotické; všechno to lidi zavleče do skutečných sporů.
Lékem je přísnější postup kolem tří věcí: uzamknout obsah před podpisem, přidávat podpisy v jasném pořadí a odeslat výsledek jako definitivní finální soubor. Nic z toho nevyžaduje drahý software na smlouvy; vyžaduje to promyšlené používání základních PDF nástrojů a poctivé pořadí kroků.
Tenhle návod projde postup tak, jak by měl fungovat – od finálního návrhu přes podpisy obou stran až po čisté spolupodepsané PDF, se kterým bude spokojený i právník. Pokrývá i to, co dělat, když druhá strana chce použít vlastní podpisovou platformu.
Krok za krokem
- 1
Nejdřív dokonči obsah smlouvy
Veškeré vyjednávání se vrací do zdroje – Word, Pages, Docs. Neopravuj přímo v PDF. Do PDF exportuj až tehdy, když se obě strany shodnou, že je text uzamčený.
- 2
Odstraň stopy návrhu a vodoznak
Odstraň vodoznaky NÁVRH (nástrojem Přidat vodoznak do PDF se vyhneš tomu, aby ses ho na finální verzi vůbec dotkl). Finální PDF by mělo vypadat skutečně finálně.
- 3
Podepiš první
Podepsat PDF ti umožní přidat napsaný nebo nakreslený podpis na správné místo. Podepiš první, pokud jsi tvůrce smlouvy; druhá strana pak spolupodepíše PDF, které už tvůj podpis nese.
- 4
Uzamkni soubor, než ho pošleš
Pokud to tvůj nástroj podporuje, po podepsání aplikuj omezení úprav. Druhá strana může číst a podepsat, ale obsah nemůže pozměnit. Je to jediný způsob, jak smlouvu s jistotou zmrazit.
- 5
Pošli s jasnými pokyny
Krátká průvodní zpráva: „V příloze: podepsaná smlouva. Spolupodepiš prosím na straně 8 a pošli zpátky.“ Jedna věta ušetří kolo dotazů.
- 6
Přijmi spolupodepsaný soubor a archivuj obě verze
Až dorazí spolupodepsané PDF, ulož ho jako referenční verzi. Nepodepsaný návrh, tvoji jedním podpisem opatřenou kopii a plně podepsanou kopii drž ve stejné složce. Řetězec verzí je zároveň auditní stopa.
Tipy
- Nepoužívej původní podepisovaný PDF pro druhou smlouvu. U každé nové smlouvy vždycky začni čerstvým exportem – čistá metadata, čisté podpisy.
- Pokud druhá strana chce použít vlastní podpisovou platformu (DocuSign, Adobe Sign nebo jinou), přizpůsob se jí. Nestojí to za spor o to, čí nástroj je čistší.
- Ujisti se, že tvůj podpis je vizuálně výrazný. Napsané jméno kurzívou je podpis, ale působí méně promyšleně než nakreslený.
- Titulní listy, které uvádějí název smlouvy, datum a smluvní strany, výrazně usnadní pozdější dohledání víc než spoléhat jen na název souboru.
- Během vyjednávání vodoznakuj návrhy (NÁVRH, NENÍ URČENO K PODPISU). Viditelný štítek zabrání náhodnému spolupodpisu.
Vyzkoušej to v telefonu
Spolupodpisy se často odehrávají na telefonu – partner, který si to čte ve vlaku, klient, který podepisuje mezi schůzkami. Aplikace PDF Editor to zvládá dobře: projdi smlouvu, podepiš prstem na displeji, pošli zpátky, aniž bys musel skočit na počítač. Podepsaný soubor odejde z telefonu jako čisté PDF.
