PDF vs DOCX – jaký formát použít?
Naposledy aktualizováno
PDF a DOCX řeší různé problémy. PDF je uzamčený, tisknutelný formát, který vypadá stejně na každém zařízení. DOCX je upravitelný pracovní formát, který může kdokoli s Wordem, Google Docs nebo jiným kancelářským balíkem přetvořit, přestylovat a přeformátovat.
Volba správného formátu pro danou úlohu předejde většině problémů, které si lidé s oběma formáty spojují. Poslání finální smlouvy jako DOCX zve k nechtěným úpravám. Poslání pracovního konceptu jako PDF ztěžuje revizi. Ta volba není o estetice – jde o to, k čemu dokument slouží.
Tento návod rozebírá, kdy vítězí který formát, na konkrétních příkladech smluv, konceptů, faktur, reportů a typů dokumentů, se kterými se malé firmy i jednotlivci potýkají každý týden.
Krok za krokem
- 1
PDF použij, když je dokument hotový
Smlouvy, podepsané dohody, faktury, brožury, reporty putující ke klientům nebo zainteresovaným stranám. Cokoli, kde by měl příjemce vidět přesně to, co jsi viděl ty, a nemělo by jít bez upozornění upravit.
- 2
DOCX použij, když se dokument ještě píše
Koncepty, dokumenty na spolupráci, cokoli v revizi, šablony, které se budou opakovaně používat a upravovat. Komentáře a sledování změn pořádně fungují jen v DOCX – to je celý smysl formátu.
- 3
PDF použij pro archivaci
PDF je navržené pro dlouhodobé uchovávání. Formát se stejně zobrazí i za 10 let. Soubory DOCX se mohou nepatrně rozbít mezi verzemi Wordu a operačními systémy – pro pracovní dokumenty to nevadí, pro archiv je to riziko.
- 4
DOCX použij, když je potřeba obsah extrahovat
Přenesení textu do jiného nástroje, přepracování části do blogového příspěvku, přepsání jiným stylem – to všechno je snazší z DOCX, kde je obsah už strukturovaný a upravitelný.
- 5
Podle potřeby mezi formáty převádět
Dobré nástroje na PDF převádějí oběma směry s vysokou věrností u textových dokumentů. Obvyklý postup: uprav v DOCX, při sdílení navenek exportuj do PDF. Přijmeš PDF, pro další zpracování ho převeď na DOCX.
- 6
PDF použij, když dokument přijímáš od někoho neznámého
Soubory DOCX mohou obsahovat makra a vložené objekty, které představují bezpečnostní riziko. PDF je bezpečnější otevírat z nedůvěryhodných zdrojů, i tak by ale tvá čtečka PDF měla být aktuální.
Tipy
- Nikdy neposílej koncept smlouvy jako DOCX externí straně, pokud přímo nezveš ke změnám – druhá strana ho může upravit, aniž bys o tom věděl, a rozdíly objevíš jen při pečlivém porovnání.
- Nikdy neposílej finální fakturu jako DOCX – měla by být needitovatelná. PDF je v tomhle případě vždy správná volba.
- Pokud příjemce žádá o „upravitelné PDF“, obvykle tím myslí DOCX. Než to předpokládáš, radši se zeptej a pak převeď.
- PDF s podpisy by mělo zůstat PDF. Zpětný převod do DOCX podpis odstraní.
- U dokumentů s poli formuláře je obvykle lepší volbou PDF – pole formuláře v DOCX bývají neohrabaná a v různých editorech se chovají nekonzistentně.
Vyzkoušej to v telefonu
Na mobilu DOCX vyžaduje Word, Google Docs nebo jinou kancelářskou aplikaci, aby se zobrazil správně. PDF se v iOS i Androidu otevírá nativně přes vestavěné prohlížečky. To samo o sobě dělá z PDF správnou volbu pro většinu sdílených dokumentů – příjemce si kvůli přečtení nemusí nic instalovat.
