PDFファイルをパスワードで保護する方法
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給与明細、署名済みの契約書、身分証明書のスキャン、秘密保持契約の控え、医療記録、財務諸表など、そのままのPDFで送るべきではない文書は数多くあります。パスワードと適切な暗号化を組み合わせれば、たとえメールが転送されても、途中で傍受されても、企業のメールボックスにいつまでも残り続けても、意図した受け取り手にしか開けないファイルになります。
このガイドでは、iPhoneまたはAndroidのPDF Editorアプリを使い、PDFにパスワード保護を追加する方法を紹介します。避けるべきことについても触れます。弱いパスワード、旧式の暗号方式、そして文書と同じ経路でパスワードを共有してしまうというよくある失敗です。
読み終える頃には、企業のセキュリティポリシーでも認められる強力なAES-256暗号化を使い、1分もかからずに機密文書へ適用できる、繰り返し使える保護の手順が身につきます。
手順
- 1
保護したいPDFを開く
Files、iCloud Drive、Google Drive、任意の共有アプリからPDF EditorにPDFを追加します。処理はすべて端末内で完結し、ファイルが外部に出ることはありません。
- 2
ツールメニューで「保護」をタップする
文書ツールの中にあります。ファイルを開くのにパスワードを必須にするなら「パスワード保護」を、閲覧のみに制限したいなら「権限の制限」を選びます。
- 3
強力なパスワードを選ぶ
12文字以上で、英字、数字、記号を組み合わせます。よくある単語や、誕生日・名前といった個人情報は避けましょう。パスワードマネージャーを使っているなら、それで自動生成するのが正しい選択です。
- 4
パスワードを確認する
入力ミスがないか、もう一度入力して確かめます。ファイルが暗号化された後で入力ミスに気づいても、復元する方法はありません。
- 5
制限内容を選ぶ（任意）
閲覧は許可しつつ、印刷、テキストのコピー、ページの抽出をブロックできます。相手には文書を読んでほしいが、一部を切り出して再配布されたくない場合に役立ちます。
- 6
新しいファイルとして保存する
保護前の元のファイルは安全な場所に残しておきましょう。万一パスワードを忘れても、そちらからならアクセスできます。保護済みのコピーは、明らかに違うとわかる名前で保存します。
- 7
パスワードは別の経路で共有する
暗号化したPDFはメールで送り、パスワードはメッセージや電話で伝えます。両方を同じメールに書くのは避けましょう。そのメールアカウントが侵害されれば、両方とも漏れてしまいます。ちょっとした習慣ですが、実際に起きるインシデントの大半を防げます。
コツ
- AES-256が正しい暗号化方式であり、このアプリでも標準で使われています。ツールが「互換」や「レガシー」の暗号化を提供している場合、たいてい脆弱なので避けましょう。
- 複数の文書で同じパスワードを使い回さないようにしましょう。1つが漏れたときに、連鎖的な被害を招きたくありません。
- 相手が技術に詳しくない場合は、シンプルな案内で十分です。「このファイルを開くにはこのパスワードが必要です：XYZ」という程度で構いません。
- 可能であれば、パスワードマネージャーの共有機能を使って安全に受け渡ししましょう。多くは、双方がアカウントを持っていなくても使える「共有」機能を備えています。
- 非常に機密性の高いファイル（法律、医療、財務関連）には、パスワードをメッセージで送る代わりに、1PasswordやBitwardenの安全な共有リンクを検討してください。
スマホで試す
PDFの保護処理はすべて端末内で行われます。機内モードのままでも契約書にロックをかけておき、再び通信可能になった瞬間に送信できます。ホテルのロビーや空港で機密文書を扱う出張者にとって重要なポイントです。保護そのものはローカルで完了し、実際の送信のときだけ通信が必要になります。
