書類はPDFかJPGか — 写真での送付をやめよう

手順

1. 1

   JPG写真が失うものを理解する

   文書を撮影した写真は1枚の画像です — 1ファイル内の複数ページも、検索可能なテキストもなく、たいてい傾いていて光の当たり方も不均一です。それは文書の写真であって、文書そのものではありません。

2. 2

   PDFが文書に与えるものを見る

   PDFは1つのファイルに多くのページを収め、予測可能なサイズで印刷でき、どこでも同じように開き、他の文書と自然に並びます。世界の大半がファイリングやアーカイブに使う形式です。

3. 3

   用途で判断する

   相手がそれを読む、印刷する、ファイリングする、他の文書とまとめるのであれば、PDFを送りましょう。単体のJPGでいいのは、画像そのものが目的の場合 — 書類ではなく写真そのものが本題のときだけです。

4. 4

   写真をPDFに変換する

   画像からPDFツールを開き、JPGを追加し、順番を整え、1つのPDFを作成します。撮影した複数のページが、ばらばらの画像ではなく1つの文書になります。

5. 5

   文書らしく見せる

   まず写真をトリミングしてまっすぐにし、ページが四角く収まるようにしましょう。重要なものには、生の写真より端検出付きのきちんとしたスキャンのほうが優れています。

6. 6

   適切なサイズにして送る

   写真ページのせいで重くなったPDFは圧縮し、相手が実際に使える1つのきれいなファイルを送りましょう。

コツ

• PDFを送るべきだったというサインは、相手から「ちゃんとした文書として送って」と言われる、あるいはきれいに印刷できないと言われることです。
• 複数ページかどうかが決め手になります。2ページのフォームを撮ったJPG2枚は散らかりますが、1つのPDFなら立派な文書です。
• テキストのJPGは検索できません。本物のテキストから作られたPDFは検索でき、スキャンしたPDFでさえ文字認識で検索可能にできます。
• 画像そのものが内容であるときはJPGが正解です — 商品写真や、画像として共有しているスクリーンショットなど。内容が文書であるときは間違いです。
• 変換しても悪い写真は直りません。変換の前にページをまっすぐにし、しっかり光を当てるか、きちんとスキャンしましょう。