アップロード前にPDFのサイズを小さくする方法
最終更新日
アップロードポータルはメールより厳格です。行政機関の申請フォーム、就職応募システム、税務や人事のポータルは、PDFを2 MB、4 MB、5 MBといった上限に制限し、それを超えるものをそっけないエラーで拒否します。しかも二度目のチャンスはありません。さらに悪いことに、これらは大抵スキャンした文書 — つまり最も容量が大きくなりがちなファイルです。
このガイドは、ブラウザ内で動作し何もアップロードしない無料のPDF圧縮ツールを使って、その上限をクリアする方法についてです。ポータル特有の難しさは、文書が読める状態も保たなければならない点です — アップロードが拒否されても、読めなくなっても、どちらも失敗です。つまりバランスを取る作業になります。
具体的なサイズ目標に到達する方法、ポータルの上限が容赦なく低い場合の対処法、そして向こう側で待つどんな審査にも通るだけの読みやすさを保つ方法を解説します。
手順
- 1
ポータルの正確な上限を確認する
アップロード欄の細かい注意書きを読みましょう。ポータルは厳格な上限 — たいてい2〜5 MB — を明示し、それを超えるものを拒否します。その数字が目標です。
- 2
PDF圧縮ツールを開く
PDF圧縮ツールにアクセスします。処理は端末上で行われるため、ポータルに送る文書が個人情報や公的な内容であることが多い点で重要です。
- 3
上限に向けて圧縮する
まず「推奨」から始め、上限が厳しければ「強」にします。ツールが結果のサイズを表示するので、上限をクリアしたかその場でわかります。
- 4
まだ読めるか確認する
圧縮したファイルを開きましょう。ポータルは大きすぎるファイルを拒否し、審査担当者は読めないファイルを拒否します — 文書は両方を満たす必要があります。テキストが快適に読めるか確認してください。
- 5
上限に届かない場合はページを減らす
圧縮だけでは非常に低い上限に届かない場合、PDFページ抽出ツールで不要なページを取り除くか、ポータルが許すなら必要なセクションを個別にアップロードしましょう。
- 6
適切なサイズのファイルをアップロードする
圧縮したバージョンを提出します。ポータルが後から鮮明なコピーを求めてくる場合に備えて、フル画質の元ファイルは保管しておきましょう。
コツ
- 圧縮する前に正確な上限を調べましょう。当てずっぽうで圧縮するのは労力の無駄です。4 MBという明示された上限は、どこまで踏み込むべきかを正確に教えてくれます。
- ポータルは二重の条件を求めます — アップロードできるほど小さく、読めるほど鮮明であること。フォームを判読不能なほど潰してしまう「強」圧縮は、アップロードに成功しても審査に落ちます。
- スキャンした申請書類は劇的に圧縮できるため、2 MBという上限でも大抵到達できます — ほぼすべてが画像データだからです。
- 複数ページのスキャンにとって上限がどうしても低すぎる場合、白紙ページや不要なページを先に取り除くと、画質を落とさずにサイズを減らせます。
- 元ファイルは保管しておきましょう。細部が読み取れない審査担当者から鮮明なコピーを求められることがあり、その際にフル画質のファイルをすぐ用意できます。
スマホで試す
ポータルへのアップロードの多くはスマホから行われます — その場で文書を撮影し、そのまま提出するケースです。PDF Editorアプリならオフラインで圧縮でき、アップロード前に読みやすさをプレビューできるので、大きすぎたりぼやけすぎたりして審査に通らないファイルを送らずに済みます。
