Jak připravit PDF pro firemní použití (checklist úprav)
Naposledy aktualizováno
PDF, které opustí tvou firmu, je malý vyslanec. Nese tvé jméno, tvůj branding, tvoje typografické volby a – až příliš často – původní název souboru jako „Dokument bez názvu (4).pdf“ od toho, kdo ho minulý týden jako první otevřel. Rozdíl mezi amatérským a profesionálním PDF bývá málokdy dramatický, ale skoro vždycky je vidět na první pohled.
Připravit PDF pro firemní použití není jedna transformace; je to krátký kontrolní seznam. Odstraň návrhy, nastav správné číslování stránek, oprav orientaci, potvrď vložená písma, čistě označ, rozumně komprimuj, nastav užitečný název souboru. Každý krok zabere pár vteřin, celé to zabere minutu a dokument pak vypadá, jako bys to udělal záměrně.
Tenhle návod projde kontrolní seznam v pořadí, které nejdřív zachytí nejvíc problémů – tak, jak bys to dělal pro skutečný výstup v běžné úterní odpoledne.
Krok za krokem
- 1
Odstraň nepoužité nebo návrhové stránky
Extrahovat stránky z PDF ti nechá jen ty stránky, které skutečně chceš poslat. Titulní listy, co byly zástupné, prázdné poděkovací stránky, staré přílohy – to všechno by mělo z finální verze zmizet.
- 2
Ověř pořadí a číslování stránek
Změnit pořadí stránek v PDF, pokud po sloučení nebo revizi něco skončilo mimo pořadí. Zkontroluj, že viditelná čísla stránek odpovídají pořadí – čtenáři si neshodujícího se číslování všimnou rychle.
- 3
Oprav orientaci
Široké stránky (tabulky, grafy) patří na šířku; všechno ostatní na výšku. Otočit PDF narovná skeny nebo importy, které přišly na bok. Dokument se smíšenou orientací působí rozbitě, i když rozbitý není.
- 4
Ujisti se, že jsou vložená písma
Písma, která nejsou vložená, se na straně čtenáře nahradí, někdy špatně. Znovu exportuj ze zdroje se zapnutým „vložit všechna písma“, nebo použij tisk do PDF, čímž se vykreslení zafixuje.
- 5
Nastav název souboru v metadatech
Text zobrazený v záložkách prohlížeče a v záhlaví čtečky se často liší od názvu souboru. Nastav oboje záměrně – klienti si všimnou, když záložka „Nabídka“ ukazuje „Bez názvu.docx“.
- 6
Zkomprimuj a pojmenuj pro doručení
Zkomprimovat PDF dostane soubor pod typické limity e-mailu a portálů. Přejmenuj na JmenoKlienta_TypDokumentu_RRRR-MM-DD.pdf, aby příjemce soubor poznal ve své složce se staženými soubory i o rok později.
Tipy
- Než odešleš, projdi dokument jednou při přiblížení 100 %. Oko zachytí překvapení, která rychlé posouvání přehlédne.
- Přidej vodoznak k návrhům, ale nikdy k finálním verzím – nepřítomnost vodoznaku je sama o sobě signál, že jde o finální verzi.
- Odstraň stará metadata. Aplikace PDF Editor i opětovný export ti umožní nahradit autora, firmu a historii úprav, která by mohla uniknout z návrhů.
- Pokud má dokument pole formuláře určená k vyplnění, otestuj je na zařízení, kterému je posíláš. Řada polí funguje v Acrobatu, ale ne v prohlížečích.
- Naposledy zkontroluj náhled tisku. Pokud se tiskne špatně u tebe, narazí na stejný problém i příjemce.
Vyzkoušej to v telefonu
Poslední leštění – narovnání nakřivo naskenované stránky, odstranění zabloudivší stránky návrhu, opětovná komprese kvůli limitu e-mailu – se odehrává na telefonu častěji, než si lidé přiznají. Aplikace PDF Editor tohle všechno zvládne offline, takže výstup odejde čistý i z Wi-Fi v kavárně.
