Přeskočit na obsah
PDF Editor

PDF pro firmy

Pracovní postupy s PDF pro malé týmy.

Smlouvy, faktury, nabídky, podepsané dohody, naskenované účtenky – všechny dokumenty, na kterých malá firma běží, zvládnuté z telefonu bez licencí na jednotlivá místa nebo firemního SaaS.

Dostupné pro iOS i Android · Vyzkoušej zdarma

Proč malé týmy pořád bojují s PDF

Malé firmy žijí v PDF. Nabídky odchází jako PDF, smlouvy se vrací podepsané jako PDF, faktury jsou PDF, účtenky se skenují do PDF, dohody o mlčenlivosti jsou PDF. A přesto jsou nástroje, které s nimi pracují, buď cenově nastavené pro velké podniky, nebo webové a nespolehlivé.

Podnikový software pro PDF počítá s tím, že máš IT oddělení a proces schvalování nákupů. Bezplatné webové nástroje zase počítají s tím, že ti nevadí nahrávat smlouvy klientů na server třetí strany. Žádný z těchto modelů nesedí pětičlenné agentuře, freelancerovi ani malému online byznysu, který potřebuje dokumenty zpracovat rychle a bez byrokracie.

Nativní sada PDF nástrojů navržená především pro telefon sedí malým týmům lépe. Žádné licence k řešení, žádné fronty na nahrávání ke koordinaci, žádný měsíční poplatek za nástroj, který používáš párkrát týdně. Každý člen týmu si nainstaluje aplikaci na telefon a je produktivní hned první den.

Operace, na kterých malým týmům opravdu záleží

  • Nabídka → smlouva → podpis

    Pošli nabídku v PDF, přijmi podepsané potvrzení, výsledek ulož. Celý cyklus se vejde do telefonu.

  • Skenování účtenek přímo u pokladny

    Naskenuj papírové účtenky hned ve chvíli, kdy je dostaneš. Automatické pojmenování a OCR je připraví rovnou pro účetní software.

  • Chraň citlivé dokumenty

    Před sdílením navenek ochraň heslem smlouvy, PDF se mzdami i kopie dohod o mlčenlivosti. AES-256, přímo v zařízení.

  • Spojuj a děl výstupy

    Spoj nabídku s jejím rozsahem prací; rozděl dlouhý export podle klientů. Obojí zvládneš na tři ťuknutí.

  • Rychlé úpravy bez notebooku

    Oprav překlep v nabídce, uprav datum na faktuře, vyměň logo na letáku – všechno z telefonu.

  • Funguje s cloudem, který už používáš

    Drive, iCloud, OneDrive, Dropbox – aplikace čte a zapisuje tam, kde už tým soubory ukládá.

Typický pracovní postup malé firmy

  1. 1

    Přijmi poptávku

    Klient si vyžádá nabídku. Připravíš ji ve fakturačním nástroji a exportuješ do PDF.

  2. 2

    Podepiš a orazítkuj datem

    Otevři PDF v PDF Editoru, podepiš uloženým podpisem a přidej razítko s datem.

  3. 3

    Pošli e-mailem nebo přes zprávy

    Sdílej podepsanou nabídku přímo z aplikace přes nabídku sdílení e-mailem nebo přes zprávový nástroj tvého týmu.

  4. 4

    Přijmi protipodepsanou verzi

    Když ti ji klient vrátí, otevři soubor, archivuj ho do cloudu a chraň heslem, pokud obsahuje citlivé podmínky.

  5. 5

    Vygeneruj fakturu a spoj ji se smlouvou

    Vyexportuj fakturu z účetního nástroje a pomocí funkce Sloučit spoj fakturu a podepsanou smlouvu do jednoho přehledného archivačního PDF.

Vedení firmy z telefonu

Velká část dokumentové agendy malé firmy se odehrává mezi jinými věcmi – u klienta, v taxíku, mezi vyzvednutím dětí ze školy. Díky tomu, že je vše nativně v telefonu, pracovní postup nezávisí na tom, jestli sedíš u stolu. Smlouvy, které dřív čekaly na večer u notebooku, teď odchází tu samou hodinu, kdy o ně klient požádal.

Řeš operace s dokumenty přímo z telefonu.

Zdarma pro běžné firemní použití. Žádné licence na jednotlivá místa.

Související návody

Všech 14 návodů v tomto okruhu

Projít všechny návody na PDF →

Často kladené otázky

  • Ano, pro jednotlivé uživatele v malém týmu – každý si ji nainstaluje na svůj telefon. Neexistuje centrální administrátorská konzole; je to nástroj pro jednotlivá zařízení. Pro větší organizace může být vhodnější podnikový systém pro správu dokumentů.

Aplikace PDF Editor

Řeš operace s dokumenty přímo z telefonu.

Zdarma pro běžné firemní použití. Žádné licence na jednotlivá místa.