文書共有にはPDFか画像か（JPG・PNG・HEIC）
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驚くほど多くの仕事や学校のやり取りが、画像ファイルとして送られています — 契約書のJPG、プリントのHEIC写真、領収書のPNGスクリーンショットなどです。PDFを作るより速く感じられ、スマホなら簡単にでき、相手もたいてい読めてしまいます。しかし、文書の画像は、実際のほとんどの文書ワークフローにとって間違った形式です。
PDFと文書の画像は、それぞれ異なる目的のためにあります。PDFは複数ページに対応し、検索可能で、印刷でき、署名でき、保存でき、回転させても崩れません。画像は1ページのみで、検索できず、ファイルサイズが巨大になりがちで、ぼやけたり、横向きになったり、色が正しく出なかったりします。ちょっとした共有以上の用途であれば、PDFのほうがうまくこなせます。
このガイドでは、その理由と、文書を画像で扱うやり方が実際にうまくいく場合（実は、時々あります）、そしてPDF版が欲しいときのシンプルな変換方法を解説します。
手順
- 1
文書を画像にするのが間違っている場面を見極める
複数ページの文書：間違った形式です。印刷が必要な文書：間違った形式です。検索できる必要がある文書：間違った形式です。ファイルとして保管される正式な文書：間違った形式です。
- 2
画像で問題ない、数少ないケースを見極める
1ページだけ、一時的、カジュアルな用途です。友人に領収書の写真を手早く送る、確認画面のスクリーンショットを送る、自分用の手書きメモを撮っておく、といった場合です。それがまだ本当の意味での「文書」になっていないときは、画像で問題ありません。
- 3
共有するものが文書になったら、画像からPDFで変換する
画像からPDFを使えば、ブラウザ内でJPG、PNG、WebPを1つのPDFにまとめられます。OCR（文字認識）をかければ後から検索可能にもなり、複数ではなく1つのファイルとして扱えるようになります。
- 4
元の形式に合った適切なツールを使う
写真は画像からPDFで、スキャンしたページはスキャンしてPDFにで、Word/Pagesの文書はWordからPDFで変換します。それぞれの元の形式には、最もきれいに変換できる経路があります。
- 5
iPhoneのHEICには個別に対応する
iPhoneはデフォルトでHEIC形式を使いますが、これはすべての相手が開けるわけではありません。HEIC → JPG → PDFの順に変換するか、HEICを直接扱えるツールを使いましょう。PDF Editorアプリのスキャン機能は、HEICをそのまま扱えます。
- 6
考えて圧縮する
出来上がったファイルが巨大な場合は、PDF圧縮を使いましょう。写真からPDFへの変換では、写真の解像度がそのまま引き継がれ、文書として必要な解像度以上になっていることがよくあります。
コツ
- スマホで撮った縦向きの文書のJPGは間違った形式です。スマホを横に向けるか、スキャンアプリを使いましょう — 結果は劇的に読みやすくなります。
- PNGのスクリーンショットはPDFにきれいに変換できますが、紙の文書を撮ったJPG写真は、端の自動検出があるスキャンアプリを通したほうがよい結果になります。
- 複数のJPGを、複数ページの文書のように送らないでください。1つのPDFにまとめましょう — 添付ファイルが複数あると、相手は見失ってしまいます。
- HEICはiOSの標準形式ですが、多くのウェブポータルやメールクライアントでは拒否されます。相手の環境がわからない場合は、共有する前に変換しておきましょう。
- ノートパソコンの画面を撮った写真は最悪のケースです — モアレ、反射、低解像度が発生します。画面を撮影する代わりに、PDF書き出し機能を使いましょう。
スマホで試す
文書を画像で済ませてしまう間違いは、スマホで最も起こりやすいものです。PDF Editorアプリのスキャン機能はページを検出し、最初からきれいなPDFを作成してくれるので、手早い共有がそのまま余分な変換手順なしできちんとした文書になります。
