Jak vytvořit PDF soubory připravené pro klienta (upravené, na značku)
Naposledy aktualizováno
Mezi pracovním PDF a tím, které je připravené pro klienta, je jasný rozdíl – a většinou se schovává v detailech. Interní verze má zástupnou titulní stránku, chybějící číslování, 14 MB a název jako „final-final-v2.pdf“. Verze pro klienta má čistou titulní stránku, typografii podle značky, očíslované stránky, 2 MB a název, který působí profesionálně. Obě nesou stejné informace – jenže jen jedna z nich vypadá hotově.
K verzi pro klienta se nedostaneš přes grafika. Stačí krátká řada standardních kroků – uprav zdrojový soubor, znovu ho čistě exportuj, dolaď PDF, správně ho označ, rozumně zkomprimuj, pečlivě přejmenuj. Když to uděláš v tomhle pořadí, doladění zabere jen pár minut na dokument.
Tenhle návod tě provede celou posloupností krok za krokem. Žádný z těchto kroků nepotřebuje drahé nástroje – většinu zvládneš v záložce prohlížeče, aniž bys cokoliv citlivého poslal na cizí server.
Krok za krokem
- 1
Začni u pořádně zalomeného zdroje
Pokud zdrojový dokument vypadá jako rozpracovaný návrh, PDF, které z něj vznikne, bude vypadat stejně. Uprav okraje, volbu písma a hierarchii nadpisů ve Wordu, Pages nebo Docs ještě před exportem. PDF nedokáže přidat úroveň, která ve zdroji chybí.
- 2
Přidej titulní stránku, která pojmenuje výstup
Jméno klienta, název projektu, název dokumentu, datum, jméno tvé firmy. Jedna stránka. Dá kontext, který se pak nemusí opakovat v každém záhlaví.
- 3
Čísluj stránky od druhé strany
Formát „X z Y“ nepůsobí nejednoznačně a potvrzuje úplnost – čtenář ví, že nic nechybí. Titulní stránku vynech a začni číslovat od stránky 2.
- 4
Použij jednotný branding (typografie, barvy, logo)
Malé logo a jednotný typografický systém signalizují péči. Branding by měl působit tiše, ne křiklavě. Pokud má klient brand manuál, drž se ho.
- 5
Znovu exportuj s vloženými písmy
Vložená písma zajistí, že dokument vypadá u klienta stejně jako u tebe. Znovu exportuj ze zdroje se zapnutou volbou „vložit všechna písma“.
- 6
Zkomprimuj, přejmenuj a zkontroluj před odesláním
Pomocí nástroje Zkomprimovat PDF se vejdeš pod typický limit e-mailové přílohy. Přejmenuj soubor na JménoKlienta_TypDokumentu_RRRR-MM-DD.pdf. Otevři finální soubor a před odesláním si přečti první a poslední stránku – překlepy se nejlíp odhalí při opětovném čtení.
Tipy
- Vyhni se stock pozadím a titulním stránkám, které vypadají jako screenshot. Čistá typografická obálka stárne lépe než přeplácaná.
- Nenechávej na finální verzi vodoznak „NÁVRH“. Právě jeho absence signalizuje, že jde o finální dokument.
- Tabulky přesahující přes více stránek musí opakovat záhlaví řádku. Ve Wordu je „opakovat záhlaví řádku“ jedno kliknutí, které zabrání problémům s čitelností při tisku.
- Grafy exportované jako vektor (PDF) zůstanou ostré. Grafy vložené jako obrázek se při velkém přiblížení rozmažou – oprav to už u zdroje.
- Pokud stejnou šablonu používáš pro víc klientů, pokaždé aktualizuj metadata, aby název dokumentu neříkal pořád „Nabídka Acme“, i když jde ve skutečnosti k Beta Co.
Vyzkoušej to v telefonu
Klienti dokumenty často otevírají nejdřív na telefonu. S aplikací PDF Editor si finální PDF necháš zobrazit přesně tak, jak ho uvidí klient – takže si titulní stránku, která na 27palcovém monitoru vypadá skvěle, ale na telefonu působí natěsno, všimneš dřív, než dokument odešleš.
