機密性の高いPDFファイルを守る方法

手順

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   保存：機密性の高いPDFは暗号化されたストレージに置く

   macOSならFileVault、WindowsならBitLocker、Linuxのスマホであればフルディスク暗号化を使いましょう。これらは端末内のドライブをカバーします。外付けドライブには、暗号化された形式を使いましょう。バックアップも暗号化しておくべきです — ゼロ知識暗号化に対応したクラウドサービスと同期するか、先にファイル自体を暗号化しましょう。

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   機密性の高いPDFには個別にパスワードを設定する

   PDFのパスワード保護は、もう1段階の防御になります。ディスクの暗号化がうまく機能しなかったり、送信中にファイルのコピーを誰かに入手されたりしても、ファイル自体は守られます。強力で一意なパスワードを使い、パスワードはファイルとは別の経路で伝えましょう。

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   共有：機密度に応じて適切な経路を選ぶ

   機密度が低いファイルなら、普通のメールで問題ありません。中程度の機密度なら、エンドツーエンド暗号化されたメッセージアプリ（Signalや安全なメールなど）を使いましょう。機密度が高い場合は、データの取り扱いについて明確な約束をしている有料サービスを選びます。無料の第三者の「ツール」に機密性の高いPDFをアップロードするのは避けましょう。

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   送信前にローカルで下処理する

   送信前に機密性の高いPDFを圧縮したり、一部を黒塗りにしたり、並べ替えたりする必要がある場合は、ローカルで処理されるブラウザベースのツールを使いましょう — ファイルが他人のサーバーを経由することはありません。PDF圧縮、PDFページの抽出、PDFページの並べ替えは、いずれも端末上で動作します。

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   ライフサイクル：保管期間と削除について考える

   機密性の高いPDFは、必要な期間だけ保管しましょう。相手にも同じことをしてもらうべきです。特に一度きりの使い切りの身分証明書などについては、相手がファイルを使い終わったら削除を確認してもらうことも検討しましょう。

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   送信前にメタデータを取り除く

   PDFには、作成者名、元のファイル名、編集履歴といった情報が含まれていることがよくあります。整った元ファイルから書き出し直せば、そのほとんどを取り除けます。PDF Editorアプリなどのツールでも、メタデータを明示的に消去できます。

コツ

• パスワード保護済みのファイルと同じメールに、パスワードを書かないでください。ファイルは1つの経路で、パスワードは別の経路で送りましょう。
• 身分証明書のスキャンは、一度きりの使い捨てとして扱いましょう。相手が受け取ったら、法令上の理由で保管する必要がない限り、削除するよう依頼しましょう。
• 機密性の高いPDF同士でパスワードを使い回さないでください。1つが漏れても、ほかのファイルは守られたままになります。
• 機密性の高いファイルの送信には、公共のWi-Fiを避けましょう。自分のスマホのテザリングを使うか、信頼できるネットワークにつながるまで待ちましょう。
• 年に一度は、機密性の高いPDFを見直しましょう。そのほとんどはもう必要ないはずです — 安全に削除し、リスクにさらされる範囲を減らしましょう。